Jika berada di suatu negara yang tidak jelas mana menu yang\r\nakan pas dengan selera, restoran apakah\r\nyang pebisnis tuju? Biasanya akan ke Mc\r\nDonald\u2019s. Mengapa Mc Donald\u2019s ? Karena gampang ditemui, rasa makananan cocok\r\ndengan selera, disain ruangan yang akrab, dan atmosfir yang sama dengan di Indonesia. Inilah\r\nyang juga penulis lakukan jika berkunjung ke negara-negara yang bahasanya tidak\r\nbegitu dikuasai. Paling aman ke Mc\r\nDonald\u2019s saja. Demikian juga kiranya pemikiran pengunjung yang lain. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Tak heran tahun\r\nlalu saja McDonald’s dengan CEO James A. Skinner meraih pemasukan 27 juta USD.\r\nPeningkatan 12.2% di banding tahun\r\nsebelumnya. Jauh lebih baik dari pertumbuhan ekonomi Amerika yang hanya 1.7% di\r\n2011. McDonald’s juga menjadi pemimpin pasar global di industri fast food,\r\nmengungguli Yum Brands dan Strabucks. Hebatnya pemasukan McDonald’s sebagai\r\nkorporasi juga lebih besar dari GDP Negara Latvia yang hanya 24.05 juta USD. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Mengapa dimanapun\r\nkita pergi akan bertemu Mc Donald\u2019s \r\ndengan rasa, disain ruangan dan atmosfir \r\nyang sama? Karena Mc Donald\u2019s punya Standard Operating Procedure yang\r\nluar biasa! Ampuh dan teruji\r\ndi banyak negara. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Apa itu Standard\r\nOperating Procedure (SOP)? SOP merupakan pedoman tertulis (dokumen) yang digunakan\r\nuntuk mendorong dan menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. Jadi SOP harus berisikan serangkaian utuh\r\nperintah kerja. Atau langkah-langkah yang harus diikuti. Berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan agar bisa\r\nmencapai tujuan organisasi. Jadi SOP yang baik seharusnya akan berisikan: suatu\r\nproses kerja, ditambah dengan siapa yang bertanggung jawab, serta dokumen apa yang digunakan. Terakhir harus ada kriteria serta mutu baku (\r\nQuality, Quantity, Cost dan Delivery Time) yang wajib dipenuhi. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Sayangnya banyak\r\nSOP yang dibuat tanpa dihubungkan dengan tujuan atau visi misi perusahaan. Jadi banyak SOP yang hanya asal jadi. Padahal SOP punya\r\nbanyak manfaat, antara lain: <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Pertama, membakukan\r\nstandarisasi kerja secara administratif untuk mencegah variasi langkah dalam\r\nmenjalankan aktivitas kerja. Sehingga tercipta kesamaan tindakan walau\r\ndilakukan oleh orang yang berbeda dan di negara yang berbeda. Hal ini sangat\r\npenting terutama jika punya banyak\r\ncabang dan tersebar luas. Jikalau\r\nturnover pegawai cukup tinggi atau menggunakan tenaga part-timer, maka SOP\r\nmutlak diperlukan agar tidak terjadi variasi eksekusi.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Kedua, merupakan\r\npedoman bagi pelaksana dan pengawas. Jadi SOP menjadi alat komunikasi antara\r\npelaksana dan pengawas, sehingga wilayah pekerjaan menjadi jelas. Para pekerja\r\nakan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai\r\ndalam setiap pekerjaan. Jadi tidak\r\nlempar tanggung jawab. Hati-hati, masalah inilah yang paling sering terjadi di\r\nIndonesia pada level operasional<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Ketiga, merupakan salah\r\nsatu materi training sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.\r\nBayangkan saja kalau organisasi yang menerima pegawai ratusan dan ingin\r\nmemberikan pelatihan kepada setiap pegawai baru tersebut. Tentunya akan lebih\r\nmenghemat waktu jika diberikan manual SOP agar dapat dipelajari oleh pegawai\r\nbaru tersebut. Jadi tidak semua hal harus diberikan training di kelas.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Keempat, bisa dipergunakan untuk mengukur\r\nkinerja karyawan. Jadi akan dibandingkan apa yang dilakukan karyawan dan\r\nhasilnya terhadap manual SOP yang ada. Namun jangan lupa mengkaitkan pengukuran\r\nini dengan bonus karyawan, karena ujung-ujungnya bisa memotivasi mereka. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Kelima, sebagai\r\nbagian dari sistem memang merupakan sarana penunjang yang sangat penting dalam mepertahankan\r\nkualitas karena orang tanpa SOP, bisa saja menggunakan \u201dcaranya\u201d sendiri dalam\r\nproses pekerjaan. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Karenanya SOP itu\r\nharus gampang dimengerti, jangan terlalu cepat diubah-ubah, dan dapat digunakan\r\nsebagai tool <\/em>untuk melakukan continuous improvement. <\/em>Sehingga\r\nkelak dapat meregistrasi SOP nya ke\r\nlembaga resmi nasional maupun internasional (ISO 9001:2008) untuk mendapatkan\r\nSertifikat Mutu \/ Quality.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Untuk membangun\r\nSOP, mutlak diperlukan adanya Visi Misi yang jelas. Adanya visi misi akan\r\nmembantu organisasi untuk lebih terarah. Tanpa visi misi, SOP akan kehilangan\r\nroh-nya. Akhir SOP itu menjadi hanya sekedar rutinitas tanpa ada keinginan\r\nuntuk memperbaikinya. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n SOP juga butuh\r\nstrategi dan target KPI yang jelas. Hal ini dapat diwujudkan jikalau organsasi\r\nsudah punya peta strategi dan scorecard\r\nyang jelas. Dengan adanya peta strategi, maka akan lebih mudah menurunkan SOP\r\ndari salah satu bagiannya yakni Internal Process. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Dalam format\r\npembuatan langkah-langkah SOP, minimal ada dua faktor yang perlu diperhatikan\r\nyakni: berapa banyak pilihan keputusan (ya\/tidak) yang dibutuhkan dalam\r\nprosedur dan berapa banyak tahapan kerja. Jika tahapan kerjanya pendek dan membutuhkan pilihan\r\nkeputusan yang sedikit , cukup ditulis\r\ndengan format sederhana. Jika tahapan\r\nkerjanya panjang (lebih dua belas langkah), namun pilihan keputusannya sedikit,\r\n dapat ditulis dengan format hirarki atau\r\ngrafis. Terakhir, jika tahapan kerjanya butuh banyak pilihan keputusan, maka format\r\nflowchart<\/em> adalah yang terbaik.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Di Indonesia,\r\nsalah satu organsisasi yang dikagumi penulis dalam hal penerapan SOP adalah restoran\r\nHoka-hoka bento. Di cabang manapun, pengunjung akan dilayani dengan cara dan\r\nprosedur yang sama. Salah satunya -di ujung pemesanan – pengunjung akan\r\nditawarin hidangan makanan tertentu. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Namun ada juga SOP yang mengesalkan. Coba lihat KFC yang menawarkan CD lagu. Mungkin tujuannya untuk cross selling, namun banyak pertanyaan yang muncul. Apa hubungannya beli makanan dengan beli CD? Dari mata si pegawai juga terlihat bahwasanya mereka tidak nyaman menawarkan CD ini. Sebaiknya penjualan CD tersebut dibuatkan counter terpisah, karena pada jam sibuk justru akan menaikkan tensi emosi konsumen. Mau beli makanan \u2013 sudah antri lama dan lapar – koq malah ditawarkan CD…Lesson Learned.<\/strong> SOP memang sangat berguna untuk menjaga kualitas dan konsistensi pelayanan. SOP bersama dengan leadership dan budaya perusahaan akan menjadi organizational capital yang berguna mempertajam internal proses organisasi. <\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Senior Corporate\r\nAdvisor<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Daniel Saputro dan\r\ntim BusinessBuddy Int memiliki pengalaman 21 tahun dalam perbaikan kinerja\r\nperusahaan. Kami aktif memberikan pembekalan maupun konsultasi terutama di\r\nbidang transformasi dan manajemen perubahan di 4 area yakni: Business Model\r\n(termasuk Balanced Scorecard dan Strategy Map) \r\n\u2013 People Development \u2013 Process \u2013\r\nCulture Internalization, yang mengarah ke Auto Pilot System.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Nuqul Group\r\n(Yordania) dan Banpu (Thailand) adalah contoh perusahaan internasional yang\r\ntelah menggunakan jasa konsultasinya. Di dalam negeri, Daniel menjadi konsultan\r\nbagi banyak perusahaan maupun institusi pemerintah. Di antaranya Jamsostek, Bea\r\nCukai, Sekretariat DPR, Jasa Sarana BUMD Jabara, BioFarma Bandung, Kementerian\r\nKeuangan PUSINTEK, Pertamina, LPP BUMN di Jogja dan BTN.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Perusahaan swasta\r\nnasional sering menunjuk Daniel sebagai konsultan. Sebut saja Indocement,\r\nTriputra, Bosowa (Makasar), Tunas Ridean Group, MusimMas (Medan), Capella\r\n(Medan), CPSSoft, ILP, Darya Varia, KPUC (Samarinda), Medifarma, Prafa.\r\nIndospring (Surabaya) dan Acer (Jakarta) , Infomedia dan Sentul City. Beliau\r\njuga aktif memberikan pelatihan di Chevron, Astra, Commonwealth Bank, TOTAL EP,\r\nHolcim dan banyak lainnya<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Di sisi lain,\r\nDaniel Saputro juga memiliki minat yang besar terhadap dunia pendidikan. Karena\r\nitu, kini, dia aktif menjadi fasilitator MiniMBA serta pengajar mata kuliah\r\nbisnis dan pemasaran di program S2. Daniel juga menggunakan tulisan sebagai\r\nsarana untuk membagikan ilmunya. Ia menjadi kontributor untuk Tabloid KONTAN,\r\nSwa, dan Jakarta Post.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Untuk Family\r\nBusiness, kami membantu suksesi dan transformasi menuju perusahaan yang lebih professional. Dengan\r\ncara membentuk Leadership yang profesional dan menggunakan KPI berbasis balanced Scorecard.<\/p>\r\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Jika berada di suatu negara yang tidak jelas mana menu yang akan pas dengan selera, restoran apakah yang pebisnis tuju? Biasanya akan ke Mc Donald\u2019s. Mengapa Mc Donald\u2019s ? Karena gampang ditemui, rasa makananan cocok dengan selera, disain ruangan yang akrab, dan atmosfir yang sama dengan di Indonesia. Inilah yang juga penulis lakukan jika berkunjung …<\/p>\nPenulis :<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n
Daniel Saputro, MM., MBA. <\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n