Online Training : Membuat Dashboard yang Efektif dengan Microsoft Excel

Pendahuluan

Istilah Business Intelligence (BI) mulai ramai diperbincangkan sejak digaungkan oleh Howard J. Dresner, seorang analyst Gartner, sebuah perusahaan riset dibidan teknologi informasi. BI sederhananya adalah sebuah mekanisme untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan yang berbasis pada fact-based support system. Intinya adalah mendapatkan dan memproses data mentah, kemudian menganalisanya untuk menghasilkan informasi yang bermanfat. Tujuannya adalah  membantu organisasi dalam mengenali dan memahami perubahan dalam bisnis, mengidentifikasi  anomali, serta bisa mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

Dashboard sendiri merupakan bentuk dari BI, yaitu mekanisme pelaporan dan analisa data yang biasanya berbentuk visual. Hal ini didasari oleh fakta bahwa otak manusia lebih mudah mengolah dan memahami informasi dalam bentuk grafik (visual) dibandingkan daftar atau tabel. Dalam membuat sebuah dashboard, aplikasi Excel telah menjadi pilihan banyak orang. Mengapa? Karena ia sangat powerful, fleksibel,dan populer karena hampir ada di setiap computer.

Aplikasi Excel mempunyai alat yang lengkap untuk membangun sebuah dashboard. Mulai dari proses mendapatkan dan mengolah data, sampai analisa dan visualisasi. Untuk mendapatkan data, ia memiliki alat ETL (Exract-Tranform-Load) dengan konektifitas yang lengkap yaitu Get & Transform (Power Query). Untuk analisa, ia mempunya formula dan Pivot Table. Dan untuk visualisasi, ia mempunya banyak tool, termasuk Conditional Formatting dan Chart yang sangat fleksibel.

Kemudian, tantangan dalam menggunakan spreadsheet Excel untuk dashboard adalah pada Model Data. Yaitu pondasi dimana mekanisme pelaporan tersebut dibuat. Ia akan menentukan bagaimana dashboard tersebut dipelihara dan disegarkan (refresh). Untuk itu, pada pelatihan ini akan dibahas pula model data seperti apa yang sebaiknya dibangun sesuai dengan best-practice yang ada.

Tujuan

• Memahami prinsip dan langkah-langkah untuk membuat dashboard yang baik dan efektif.
• Memahami dan mampu membangun best-practice model data yang baik dengan membaginya menjadi 3 layer: data, analisis dan presentasi.
• Memahami format tabular untuk pengolahan data
• Dapat menggunakan dan memanfaatkan Excel Table untuk basis data yang bisa berkembang sekaligus menerapakan rumus berbasis kolom table
• Mampu menggunakan formula dan fungsi yang sering dipakai untuk proses analisa data.
• Mampu menggunakan alat Get & Transform (Power Query) untuk mendapatkan data dari berbagai sumber.
• Mampu memaksimalkan tool Get & Transform (Power Query) untuk melakukan transform data
• Memahami bagaimana tool Get & Tranform (Power Query) dapat digunakan untuk mengotomatisasi laporan dari worksheet dan folder
• Mampu melakukan analisa data menggunakan Pivot Table, sampai melakukan perubahan fungsi pada Summarize dan tampilan pada Show Value As.
• Memahami prinsip visualisasi data yang efektif untuk kebutuhan laporan dan dashboard.
• Mampu membuat dashboard dengan memaksimalkan berbagai macam alat visualiasi yang tersedia di Excel.
• Memahami teknik-teknik visualisasi data yang efektif.
• Memahami cara membagikan (sharing) dashboard.
• Mampu menambahkan proteksi pada dashboard.

Metode :

• Presentasi
• Diskusi
• Mengerjakan file latihan

Outline 

A. Konsep Dashboard

1. Mengenal Dashboard Dan Perbedaannya Dengan Report.
2. Prinsip Mendesain Dashboard.
3. Persiapan Dan Langkah-Langkah Membangun Dashboard.
4. Model Data Yang Efektif Untuk Dashboard
   1. Layer Data
   2. Layer Analisis
   3. Layer Presentasi
5. Membagi Dashboard (Proteksi Excel & Ekspor Ke PDF)

B. Layer Data

1. Mengimpor dan Membersihkan Data dengan Get & Transform (Power Query)
   • Mengimpor data (Folder, File, Web)
   • Membersihkan data (Transform: Trim, Clean, Remove Duplicate, Split, Change Case, Replace
   • Konsolidasi data
2. Menggunakan Advance Filter untuk Mengekstrak Data (plus Pengenalan Record Macro)
3. Table Excel
   • Mengenal (Smart) Table Excel dan manfaat menggunakannya
   • Membuat Table Excel

C. Layer Analisa

1. Fungsi-fungsi untuk Dashboard: IF, AND, OR, SUMIFS, COUNTIFS, VLOOKUP, XLOOKUP, MATCH, INDEX
2. Membuat Rumus untuk Table Excel
3. Membuat Pivot Table
   1. Memahami Struktur dan Membuat Pivot Table
   2. Menggunakan Summarize Value by dan Show Value as
   3. Membuat PivotChart dan Slicer
   4. Visualisasi Efektif dengan PivotTable
      • Top-bottom
      • Month-Quarter-Year
      • Percent distribution
      • YTD total
      • Month-over-month variance

D. Layer Presentasi (Visualisasi data untuk Dashboard)

1. Konsep Dasar Visualisasi Data
2. Komponen Visualisasi pada Excel: Chart, Sparkline, Number Formatting, Text Box, Conditional Formatting, dan Camera
3. Teknik Visualisasi
   1. Chart untuk Menunjukan Trending (Charts That Show Trending)
   2. Pengelompokan dan Penyatuan Data (Grouping and Bucketing Data)
   3. Menampilkan Kinerja terhadap Target (Displaying Performance against a Target)

Facilitator

Fazri Romadhona, S.Si

Fazri memiliki pengalaman lebih dari 20 tahun dibidang komputer dan teknologi informasi. Lulus dari Institut Teknologi Bandung, jurusan Fisika, Kelompok Bidang Keahlian Instumentasi pada tahun 1999. Pernah bekerja di kontraktor telekomunikasi di bagian R&D untuk mengembangkan perangkat berbasis embedded system. Selanjutnya di perusahaan alat berat, bertanggung jawab untuk mengelola server, jaringan komputer, sistem informasi, dan terlibat dalam proyek yang berkaitan dengan akuisisi data truk-truk di wilayah pertambangan.

Pada tahun 2008 bergabung dengan PT Kreasi Nilai Grup sebagai IT Manager dan terlibat secara freelance dengan beberapa konsultan lain dalam pengembangan sistem informasi berbasis web, di area psikotest, assessment, recruitment, HR audit, customer relationship, dan dashboard. Selain itu, Fazri juga mengambil sertifikasi di bidang Elevator, Pesawat Tenaga dan Produksi, dan Pesawat Uap  dan Bejana Tekan dan menjadi penanggungjawab bidang pembinaan di sebuah perusahaan PJK3 di Jakarta. Saat ini, Fazri aktif mengajar topik Microsoft Excel dan Powerpoint.

Beberap klien yang pernah ditangani adalah Bank DKI, Bank Indonesia, PT Duta Intiguna Yasa (MR DIY), PT Pupuk Kaltim, PT Trakindo Utama, PT Musashi Auto Parts Indonesia, PT. Threebond Manufacturing Indonesia, PT PZ Cussons Indonesia, PT Prakarsa Indah (pekerjaan untuk Dept. Keuangan, Pertamina, Bank Danamon), PT Insan Performa (pekerjaan untuk BP Migas), PT Bhumi Rantau Energi, PT Kalbe Farma, PT Lintas Media Danawa (Lintasarta Group), PT Upaya Riksa Patra, dan PT Pertamina.

Topik Training Yang Dimiliki:

• Membuat Dashoard yang Efektif dengan Microsoft Excel
• Mudah Memahami Macro dan VBA di Microsoft Excel
• Powerful Data Analysis & Dashboard Reporting With Excel
• Microsoft Excel Basics
• Micorosft Excel Intermediate
• Powerpoint The Easy Way