Bagaimana Agile, Lean dan Six Sigma Bisa Saling Melengkapi dalam Menyelesaikan Project Improvement dengan Cepat?

Banyak perusahaan saat ini mencoba meng-integrasikan berbagai metoda untuk menyelesaikan project improvement mereka dengan cepat dalam rangka me-response perubahan kebutuhan dan keinginan customer akibat gangguan (disruption) terhadap operasi dan bisnis mereka karena pandemic Covid 19. Metoda-metoda improvement yang sering di-integrasikan oleh banyak perusahaan belakangan ini adalah Agile, Lean dan Six Sigma.

Metoda Agile berfokus pada project management yang lebih baik. Metoda Lean berfokus kepada kecepatan dengan mengurangi dan menghilangkan waste dalam proses, sedangkan metoda Six Sigma berfokus kepada pengurangan variasi dan defect dari proses. Menggabungkan ketiga metode ini menjadi kunci untuk memaksimalkan efisiensi proses.

Penggabungan Agile, Lean dan Six Sigma ini disebut dengan Next Generation Agile yaitu Agile Sigma atau Continuous Development yang memadukan tools dan teknik dari tiga metodologi: Agile, Lean dan Six Sigma. Idenya adalah bahwa dengan menerapkan masing-masing konsep tersebut dapat membantu meningkatkan proses bisnis, menggunakannya bersama-sama dapat meningkatkan kolaborasi tim, dukungan manajemen, kecepatan project ke market, kinerja, kualitas, dan kepuasan customer.

Agile adalah gagasan pengembang software yang ingin keluar dari pengembangan produk tradisional. Mereka menginginkan sistem yang menekankan pada kecepatan sambil juga mempertahankan kontrol kualitas. Apabila dilakukan dengan benar, Agile membantu meningkatkan efisiensi project dan kolaborasi team. Ini juga dapat membantu project team beroperasi dengan lebih fleksibel, memungkinkan mereka beradaptasi dengan perubahan dengan cepat dan mengembangkan produk dalam waktu yang lebih cepat.

Lean memungkinkan organisasi untuk secara metodis mengidentifikasi dan menghilangkan apa pun dalam proses yang tidak memberikan manfaat bagi pengguna akhir (biasanya customer). Fokus seperti laser dalam melayani customer dan membuat proses menjadi efisien telah menjadikan Lean sebagai prioritas di banyak industri.

Konsep yang paling banyak diterapkan dalam Six Sigma adalah DMAIC, yaitu singkatan dari Define, Measure, Anlyze, Improve dan Control. Kalau Lean dan Six Sigma sudah lebih lama di-integrasikan oleh banyak perusahaan sejak tahun 2000 an. Dimana metoda Lean dan Six Sigma ini adalah metoda yang saling melengkapi satu sama lain.

Penggabungan Lean dan Six Sigma diperlukan karena: Lean tidak dapat membawa proses di bawah kendali statistic dan Six Sigma saja tidak dapat secara dramatis meningkatkan kecepatan proses atau mengurangi modal yang di-investasikan. Lean Six Sigma adalah proses berkelanjutan yang membutuhkan komitmen untuk mempertahankan improvement yang sudah dilakukan, terutama dari leadership.

Mereka yang menjadi ahli dalam Lean Six Sigma sering kali adalah pemimpin project, yang memahami bagaimana metodologi berpadu dengan baik dengan strategi peningkatan proses lainnya seperti Agile, Project Management, dan Manajemen Proses Bisnis.

“Setelah Anda menjadi ahli dalam Lean dan Six Sigma, Anda secara otomatis akan dicari sebagai Project Manager,” katanya. “Ini terutama karena prosesnya mengalir dengan sangat baik, dan mudah untuk menggunakan keterampilan dari Lean Six Sigma dan mengajarkannya kepada siapa pun. Para ahli ini kemudian dapat mulai mengelola project yang membuat mereka menjadi Project Manager di masa depan.”

Secara umum, Agile digunakan untuk solusi jangka pendek untuk masalah pengembangan produk tertentu. Project team bekerja dalam “sprint” dan tim mengadakan meeting “stand up” dengan cepat setiap hari. Semuanya dibangun berdasarkan kecepatan, kolaborasi, dan efisiensi.

Lean Six Sigma membantu menerapkan budaya continuous improvement. Tidak ada proses yang pernah “selesai.” Lean Six Sigma menyiapkan sistem yang akan mengoptimalkan proses – dan kemudian membantu Anda menemukan cara untuk mengoptimalkannya lebih jauh. Agile berfokus pada project. Lean Six Sigma berfokus pada proses.

Menggabungkan Agile dan Lean Six Sigma merupakan kelanjutan dari pencarian konstan untuk memberikan nilai terbaik kepada customer. Ada nilai untuk menambahkan dua konsep bersama-sama.

Dalam Agile, tidak selalu ada kuantifikasi akurat dari nilai project, dan mungkin ada keselarasan yang tidak konsisten dengan kebutuhan proses dengan prioritas tertinggi. Dengan Lean Six Sigma, tergantung pada project-nya, mungkin tidak ada penyampaian nilai bisnis yang jelas dan konsisten serta cakupan analisis yang terbatas.

Dengan menggabungkan keduanya, Lean Six Sigma dapat mengidentifikasi area di mana project perlu dilakukan untuk mengoptimalkan proses. Dengan menggunakan Agile, dimungkinkan untuk memastikan bahwa project yang tepat dilakukan dengan sebaik mungkin.

Potensi untuk menggabungkan Agile, Lean dan Six Sigma adalah sesuatu yang dapat dieksplorasi oleh organisasi seiring dengan berlanjutnya dorongan untuk efisiensi. Bagi mereka yang memiliki keahlian dalam Lean atau Six Sigma, ini adalah tren yang harus mereka persiapkan.