Di akhir implementasi HRIS anda, seperti halnya proyek lain yang dilakukan ditempat kerja, pertanyaannya adalah, bagaimana kami melakukannya ? Apakah proyek itu berhasil? Jika suatu elemen tidak berjalan sesuai rencana, mengapa tidak? Apakah semuanya berjalan dengan sempurna atau tidak, apa yang bisa dilakukan agar lebih baik, dan bagaimana caranya?
Agar lebih jelas, artikel ini berfokus pada pelaksanaan tinjauan proyek HRIS pasca implementasi. Ini adalah training terpisah untuk mengukur ROI (Return of Investment) dari sistem HRIS itu sendiri. Fokus disini adalah pada keberhasilan implementasi HRIS (atau kekurangannya).
Kenapa menjadi masalah?
Karena mengandalkan anecdotal feedback, feeling, atau performa yang jarang memberikan indikasi keberhasilan secara akurat. Di sisi lain, dalam mengukur implementasi HRIS ini memiliki tinjauan terstruktur dan objektif- bahkan jika hal tersebut dapat menambah waktu dan sumber daya untuk keseluruhan biaya proyek- tidak hanya memberikan gambaran yang benar tentang proses implementasi tetapi juga memberi masukan ke dalam penggunaan dan strategi pengembangan HRIS anda dimasa mendatang. Dengan mengingat strukturnya, kami dapat membagi ulasan dalam mengukur keberhasilan implementasi HRIS menjadi empat bidang utama:
- People
- Process
- Cost
- The future
People
HRIS terbaik adalah hal penting dan akan sangat disayangkan jika orang orang anda tidak menggunakannya. Selama proses implementasi HRIS (dan sebelum memilih sistem) anda terlibat dengan stakeholders dan users group dari karyawan hingga direktur C-suite dan peran khusus seperti keuangan dan IT (dan SDM) bagaimana pendapat berbagai kelompok stakeholders ini tentang keberhasilan penerapan SDM? Ingatlah bahwa untuk training ini, anda tidak bertanya tentang fungsionalitas atau kegunaan sistem- fokusnya disini adalah pada proses implementasi, penyiapan, go-live dan peluncuran.
Apakah mereka merasa cukup terlibat? Apakah mereka merasa didengarkan? Apakah manfaat dan efisiensi yang dijanjikan sudah terwujud ? jika kompromi dibuat (tidak ada satupun kelompok stakeholders yang mendapatkannya dengan caranya sendiri) apakah mereka memahami dan menerimanya? Juga pertimbangkan dampaknya terhadap stakeholders tidak langsung seperti pelanggan, pemasok dan bahkan pemerintah (misalnya dalam kaitannya dengan kepatuhan undang-undang ketenagakerjaan)?
Proces
Sama halnya dengan meluangkan waktu untuk meninjau perencanaan go-live dan peluncuran, ajukan pertanyaan tentang seberapa baik proses implementasi secara keseluruhan yang dikelola dan diarahkan itu. Dengan kata lain, bagaimana manajemen proyek anda?
- Apakah ada poin pembelajaran untuk proyek di masa mendatang?
- Apakah ada penundaan yang tidak terduga terjadi ? bagaimana biaya dapat dikurangi? Bisakah mereka ditangani dengan lebih efektif?
- Dan tentu saja, apa yang berjalan dengan baik? Bagaimana anda bisa mengulangi faktor-faktor keberhasilan ini dalam proyek-proyek di masa mendatang?
Intinya yang orang-orang disini sampaikan adalah mengimplementasikan proyek dengan tim dan orang-orang disekitar mereka yang terkena dampak proyek.
Cost
Sekarang langsung ke intinya dan tanyakan tentang biaya dan manfaat. Berapa biaya keseluruhan akhir dari implementasi HRI ini? Ini termasuk biaya sistem di muka, biaya perangkat keras atau perangkat lunak pendukungnya, waktu yang dibutuhkan oleh personel internal di semua peran (yaitu tidak hanya tim proyek tetapi waktu staff yang dihabiskan untuk aktifitas implementasi), biaya konsultasi eksternal, bahan yang diperlukan untuk mendukung implementasi yang berhasil (misalnya training).
Setelah menetapkan angka, tanyakan bagaimana biaya tersebut dibandingkan dengan manfaat yang dicapai sejauh ini. Ini bukan untuk masuk ke analisis biaya- manfaat rinci pada tahap ini. Lagipula, manfaatnya masih ada dan beberapa terlihat jelas mempunyai potensi dalam jangka Panjang. Dengan kata lain, jangan berharap untuk melihat lebih banyak manfaat daripada biaya segera setelah implementasi. Keseimbangan kedua faktor ini akan berubah seiring waktu (semoga di dukung dengan adanya manfaat ) tetapi sebagai indikator yang berguna- dan sebagai dasar untuk ROI penuh dimasa mendatang – tidak pernah terlalu dini untuk mulai mengumpulkan fakta dan angkanya.
The future
Terakhir, melihat masa depan HRIS yang baru saja (berhasil) anda terapkan, masalah apa yang dapat dimasukan ke dalam strategi teknologi SDM di masa mendatang? Misalnya, pengguna mungkin telah meminta fungsi tambahan yang dapat disediakan dalam modul perangkat lunak tambahan ataupun peningkatannya. Mungkin tidak tepat untuk memasukannya dalam implementasi awal (terlalu banyak bisa juga terlalu beresiko dalam hal proyek dan seringkali lebih bijaksana agar tetap berpegang pada hal-hal penting pada awalnya ) tetapi dimasa depan, siapa yang tahu?
Success metrics
Mengidentifikasi metrik tertentu dan kemudian melakukan training pembandingan awal terhadap metrik tersebut, sebagian besar akan menjadi bahan evaluasi dan strategi peningkatan anda dimasa mendatang. Beberapa metrik (seperti pengiriman sistem yang tepat waktu) adalah ukuran satu kali tetapi sebagian besar merupakan persiapan untuk pengukuran dimasa mendatang. Seperti masalah biaya yang disebutkan diatas, metrik tidak akan (pada tahap ini) dalam mengukur implementasi HRIS membuktikan keberhasilan atau sebaliknya. Tetapi mereka akan memberi anda dasar-dasar untuk perbandingan selanjutnya yang melampaui pendapat dan pengalaman secara anekdot. Contoh ukuran kuantitatif untuk keberhasilan implementasi HRIS dapat berupa:
- Apakah implementasi HRIS disampaikan tepat waktu? Apaka tonggak proyek terpenuhi?
- Evaluasi training pengguna adalah fitur umum dari implementasi HRIS. Setelah training, apa yang dipelajari orang, dan seberapa mudah mereka dapat mempraktikannya dalam peran mereka?
- Tingkat penggunaan- apakah berbagai fungsi sistem digunakan pada tingkat yang di antisipasi?
- Interaksi SDM langsung- fokus pada tugas swalayan karyawan yang sebelumnya ditindaklanjuti dengan mendatangi langsung tim SDM. Berapa banyak sumber daya dan waktu SDM yang anda hemat yang dapat dialihkan ke tugas yang kurang rutin dan lebih strategis.
- Peningkatan proses SDM – HRIS baru adalah peluang untuk meninjau dan merampingkan proses SDM. Apakah proses kerja yang ditingkatkan seperti yang anda inginkan?
- Perbaikan sistem-ketika bug atau gangguan di identifikasi segera setelah implementasi, seberapa cepat mereka di perbaiki.
Tinjauan pasca implementasi HRIS memberikan penilaian proses implementasi, dan snapshot secara mendalam, pertama tentang bagaimana HRIS memberikan manfaat bisnis dan strategis yang dapat di antisipasi (seperti yang di identifikasi dalam kasus bisnis diawal). Dengan demikian, mengukur keberhasilan HRIS adalah latihan yang berharga, tidak hanya untuk menunjukan bahwa anda telah melakukan investasi yang bijaksana tetapi juga untuk mempertahankan dukungan dan keterlibatan dengan stakeholders dan pembuat keputusan.
