Sebuah SOP untuk tugas yang sama akan berbeda dari pertanian ke pertanian. Ada juga sejumlah pendekatan yang berbeda untuk mengembangkan SOP tergantung pada bisnis, kompleksitas SOP dan jumlah orang yang terlibat dalam pengembangan. Berikut enam langkah prosedur yang akan berguna dan efektif dalam kebanyakan situasi.
- Nama SOP menggunakan kata-kata tindakan deskriptif.
Contoh: Pencampuran Susu Pengganti, Mengidentifikasi dan Penanganan Anak Sapi Baru, Memindahkan anak sapi dari Satu grup ke grup lain.
Tip: Jika Anda mengembangkan SOP untuk beberapa bidang yang berbeda dari pekerjaan anda, berikan masing-masing daerah kode identifikasi kemudian nomor SOP di dalamnya, misalnya dalam biosekuriti, SOP-B 1, B-2, B-3 … di daerah makan F-1, F-2, F-3 … untuk kesehatan H-1, H-2 … ini akan memudahkan untuk data SOP, merujuk kepada mereka dalam SOP terkait, dan bagi karyawan untuk menemukan SOP khusus untuk referensi nantinya. Simpan data mereka dalam satu atau lebih notebook yang dapat diakses oleh karyawan. Sertakan tanggal mulai berlaku SOP, setiap tanggal revisi dan nama penulis.
- Tulis lingkup untuk SOP. Untuk melakukan hal ini, jawab pertanyaan-pertanyaan ini: pekerjaan tertentu manakah atau tugas mana yang akan dibahas? Yang mana yang tidak tercakup? Untuk siapa SOP ditulis?
Contoh: Pencampuran Susu Pengganti SOP ini adalah untuk semua regular dan pemberi bantuan anak sapi. SOP dimulai dengan membersihkan dan mensterilkan peralatan dan mencakup prosedur melalui pengiriman susu ke anak sapi. Ini tidak mencakup pembersihan dan sanitasi peralatan atau mengumpulkan dan mengembalikan ember susu kosong. Untuk prosedur yang meliputi daerah-daerah ini, lihatlah SOP yang sesuai. (Inilah di mana referensi kode dan nomor untuk SOP lainnya sangat berguna.)
- Mengembangkan deskripsi tugas secara keseluruhan. Termasuk jumlah orang yang diperlukan untuk tugas, tingkat keterampilan mereka, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, setiap pelindung atau peralatan keselamatan pribadi yang diperlukan, dan deskripsi tentang bagaimana produk jadi atau hasil akan terlihat.
Misalnya :
- Pencampuran Susu Pengganti dilakukan di ruang pencampuran pakan
- Satu orang benar-benar terlatih dalam menyusui anak sapi melakukan tugas
- Peralatan dan perlengkapan meliputi: tangki besar pencampuran, selang untuk tiap sisi, susu penyimpanan pengganti barel dan pengukur sendok, wisk besar, termometer, dan ember susu masing-masing sapi.
- Baju bersih dan celemek karet harus dipakai
- Harapannya adalah bahwa setiap anak sapi akan diberi susu hangat dengan jumlah yang cukup dua kali sehari
- Pencampuran susu pengganti termasuk dibawah ini :
- Mnegumpulkan Persediaan dan peralatan
- Memeriksa persediaan dan peralatan
- Mengukur dan mencatat
- Pencampuran
- Mengisi ember individu
- Memberikan susu ke anak sapi
- Jelaskan setiap tugas secara rinci. Pada bagian ini termasuk :
- urutan spesifik di mana kegiatan dilakukan
- urutan waktu dan waktu yang diizinkan.
- Bahan atau alat yang digunakan dan bagaimana mereka digunakan
- Keselamatan atau pertimbangan kesehatan
- Referensi untuk SOP terkait lainnya
Definisikan istilah dan konsep saat diperlukan. Menempatkan kesehatan dan tanda keselamatan dalam SoP tersebut.
Tip: Orang tidak bisa mengingat lebih dari 10 atau 12 langkah, sehingga mereka cenderung memiliki kesulitan dengan SOP yang panjang. Jika SOP Anda melampaui 10 langkah, sebaiknya memecahnya menjadi bagian tugas SOP yang logis, atau menulis bentuk singkat kedua dari SOP untuk digunakan di lokasi daftar pekerjaan sebagai langkah utama, bukan penjelasan rinci tentang langkah-langkah. Gunakan bentuk yang sangat rinci dari SOP untuk pelatihan dan referensi. Mengembangkan versi disingkat SOP untuk digunakan di tempat kerja membuat alat bantu pengingat yang sangat baik untuk karyawan dan membantu memastikan bahwa hal penting tidak terlewat.
Contoh: Dari langkah ketiga :
- Kombinasikan pengumpulan dan memeriksa perlengkapan dan peralatan. Menulis satu SOP berurusan dengan perakitan dan memeriksa kotak peralatan atau ember yang berisi semua peralatan yang diperlukan.
Tip: Mengembangkan kotak peralatan atau ember untuk kegiatan seperti vaksinasi pertolongan pertama anak sapi yang sakit, penandaan, memotong tanduk, penghapusan dot extra, perawatan kaki, pengembang biakkan, dll. dan SOP berurusan dengan bagaimana kotak peralatan tersebut diisi, diperiksa dan disimpan dapat menjadi bantuan organisasi besar dan menghemat waktu. kotak peralatan harus berisi semua alat yang diperlukan, peralatan dan perlengkapan serta laminasi kartu pengingat SoP.
- Menulis SOP kedua untuk pencampuran, pengukuran dan pencatatan
- Menulis SOP ketiga untuk mengisi ember susu, diberikan kepada anak sapi, dan mengambil dari anak sapi setelah makan.
- Memanggil semua orang kedalam kelompok.
Pengembangan SOP yang sukses dan implementasi biasanya memerlukan semua orang yang terkena SOP terlibat dalam proses pengembangan SOP berbasis tim dan proses pemecahan masalah.
Untuk mencapai itu :
- Tanya beberapa karyawan yang berpengalaman untuk terlibat dalam penyusunan awal SOP
- Melatih karyawan memeriksa prosedur tertulis terhadap praktek sebenarnya sebelum pelaksanaan. Membuat revisi jika diperlukan.
- Berbicara dengan semua karyawan untuk mendapatkan kesepakatan bahwa prosedur dan harapan sesuai dan dapat dicapai.
- Memberitahu semua orang tentang SOP tertulis
- Melatih mereka tentang isi SOP dan katakan pada mereka dimana mereka dapat menemukannya untuk referensi dimasa mendatang. Sadarilah bahwa semua karyawan Anda mungkin tidak dapat membaca SOP
- Buatlah sebuah sistem untuk memantau SOP secara teratur.
Saat Anda menulis dan menerapkan SOP saatnya untuk mengevaluasi dan memperbaruinya. Bahkan SOP baru sering memerlukan tekanan sekali atau dua kali sebelum mereka beroperasi secara lancar. Karyawan harus melaporkan perubahan yang butuhkan kepada atasan mereka setiap saat mereka melihat kesempatan, masalah, atau kekhawatiran. Kapan saja suatu perubahan di ladang, masing-masing SOP dalam daerah yang terkena perubahan harus ditinjau untuk akurasi dan ketepatan. Anda, karyawan anda yang berpengalaman, dokter hewan anda, dan konsultan lainnya harus meninjau SOP setiap tahunnya. Mengambil pendekatan tim untuk memodifikasi SOP termasuk keahlian luar bersama dengan karyawan dan manajer.
