Komputer telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam jumlah besar, dan mereka bisa membantu dalam manajemen SDM, dari proses penggajian ke catatan retensi. Dengan perangkat keras komputer, perangkat lunak, dan database, organisasi dapat menyimpan catatan dan informasi yang lebih baik, serta mengambil dengan lebih mudah. Sebuah sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) adalah sistem terpadu yang dirancang untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan Sumber Daya. Meskipun HRIS tidak harus terkomputerisasi, kebanyakan. (HRIS)
Human Resources Information System (HRIS)
Sistem terpadu yang dirancang untuk menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan HR.
Tujuan dari HRIS
Sebuah HRIS mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Satu berkaitan dengan efisiensi administrasi dan operasional, yang lain untuk efektivitas. Tujuan pertama dari HRIS adalah untuk meningkatkan efisiensi dengan data karyawan dan kegiatan HR yang dikompilasi. Banyak kegiatan HR dapat dilakukan agar lebih efisien dan dengan kurangnya dokumen jika secara otomatis. Ketika on-line input data yang digunakan, bentuk yang lebih sedikit harus disimpan, dan manual pencatatan diperlukan. Sebagian besar rekayasa ulang kegiatan HR telah difokuskan pada identifikasi aliran data SDM dan bagaimana data dapat diambil lebih efisien untuk pengguna yang berwenang. Alur kerja, otomatisasi beberapa kegiatan HR, dan otomatisasi pencatatan HR merupakan kunci untuk meningkatkan operasi HR dengan membuat alur kerja yang lebih efisien. (HRIS)
Tujuan kedua dari HRIS adalah lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM. Memiliki data yang dapat diakses memungkinkan perencanaan SDM dan pengambilan keputusan manajerial harus didasarkan pada tingkat yang lebih besar pada informasi daripada mengandalkan persepsi manajerial dan intuisi. Misalnya, melainkan secara manual melakukan analisis omset oleh departemen, masa kerja, dan latar belakang pendidikan, spesialis dapat dengan cepat menyusun laporan tersebut dengan menggunakan HRIS dan berbagai pemilahan dan analisis fungsi. (HRIS)
Manajemen SDM telah tumbuh dalam nilai strategis di banyak organisasi; karena itu, telah ada peningkatan penekanan pada perolehan dan penggunaan data HRIS untuk perencanaan strategis dan peramalan sumber daya manusia, yang fokus pada efektivitas HR yang lebih luas dari waktu ke waktu. (HRIS)
Penggunaan sebuah HRIS
Sebuah HRIS memiliki banyak kegunaan dalam sebuah organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari kegiatan penggajian dan manfaat. Dengan HRIS, catatan waktu karyawan dimasukkan ke dalam sistem, dan pemotongan yang tepat dan penyesuaian individu lain tercermin dalam gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan HRIS dan implementasi di banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian sedang ditransfer dari departemen akuntansi departemen HR. Penggunaan lain yang umum dari HRIS adalah EEO / afirmatif pelacakan tindakan. Di luar kegiatan dasar, banyak kegiatan HR lainnya dapat dipengaruhi oleh penggunaan HRIS. (HRIS)
Membentuk HRIS
Ledakan teknologi informasi telah mengubah sifat penggunaan informasi HR. Hanya beberapa tahun yang lalu, sebagian besar informasi HR harus disusun dan dipelihara pada rangka utama komputer. Hari ini, berbagai jenis teknologi informasi yang terintegrasi dan digunakan sehingga profesional HR dapat mengakses data terkait SDM dan berkomunikasi kepada manajer lain dan eksekutif. (HRIS)
MEMILIH HRIS
Hal ini penting ketika membangun sebuah HRIS bahwa sistem dapat mendukung strategi SDM organisasi. Hal ini memerlukan analisis dari penggunaan informasi SDM, baik di unit SDM dan seluruh organisasi. Terlalu sering, keputusan tentang HRIS yang dibuat berdasarkan pada faktor biaya utama, bukan pada seberapa baik HRIS mendukung pengambilan keputusan HR. (HRIS)
RANCANG HRIS AN
Untuk merancang HRIS yang efektif, para ahli menyarankan dimulai dengan pertanyaan tentang data yang akan dimasukkan :
- Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?
- Untuk penggunaan apa informasi yang dimasukkan?
- Dalam format apa output yang harus disajikan sesuai dengan dokumen perusahaan lain?
- Siapa yang membutuhkan informasi?
- Kapan dan seberapa sering itu diperlukan?
Jawaban untuk pertanyaan ini membantu menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan. Para ahli merekomendasikan bahwa tim proyek dibentuk dan perencanaan yang luas dilakukan. Tim ini sering mencakup perwakilan dari beberapa departemen dalam organisasi, termasuk daerah informasi / pengolahan data SDM dan manajemen. Tim berfungsi sebagai komite pengarah untuk meninjau kebutuhan pengguna, mengidentifikasi kemampuan yang diinginkan dari sistem, meminta dan memeriksa tawaran dari vendor perangkat lunak dan perangkat keras, dan mengidentifikasi proses implementasi yang diperlukan untuk menginstal sistem. Dengan melibatkan pilihan khusus manajer dan lain-lain, organisasi berusaha untuk memastikan bahwa HRIS memenuhi potensinya, diterima oleh pengguna, dan diimplementasikan dengan cara yang terorganisasi. (HRIS)
Banyak jenis sistem perangkat lunak yang tersedia untuk memberikan informasi sumber daya manusia. Beberapa sistem software HRIS menggunakan komputer mainframe dan merupakan biaya yang signifikan untuk pembelian dan pemasangan. Sistem perangkat lunak HR lainnya dapat dijalankan pada komputer pribadi dan melalui area lokal atau jaringan area luas dalam organisasi. Meningkatnya penggunaan terbuat dari Internet sebagai dasar untuk sistem informasi HR.
E-mail dan intranet Sebuah gambaran dari alat komunikasi elektronik dan keuntungan dan isu-isu yang terkait dengan mereka dijelaskan. Intranet Sebuah jaringan organisasi yang beroperasi melalui Internet. Jaringan yang memungkinkan karyawan mengakses informasi yang diberikan oleh entitas eksternal Extranet Sebuah internet terkait. (HRIS)
MENGAKSES HRIS VIA intranet dan extranet
Peningkatan dramatis dalam penggunaan internet adalah meningkatkan kemungkinan dan kekhawatiran bagi para profesional HR, terutama ketika membangun intranet dan extranet. Intranet adalah sebuah jaringan organisasi yang beroperasi melalui Internet. Pertumbuhan dalam penggunaan intranet HR untuk memperoleh dan menyebarluaskan informasi HR terlihat dalam studi sekitar 50 perusahaan global, sekitar 45% di antaranya menggunakan intranet global, naik dari 27% hanya dalam satu tahun. (HRIS)
Sebuah extranet adalah jaringan Internet terkait yang memungkinkan karyawan mengakses informasi yang diberikan oleh entitas eksternal. Misalnya, dengan extranet, karyawan dapat mengakses informasi yang dikelola oleh pihak ketiga administrator. Dalam situasi lain karyawan dapat mengakses informasi penggajian mereka dari penyedia layanan penggajian dan mengajukan permintaan perjalanan mereka ke penyedia layanan perjalanan eksternal. Untuk kedua extranet dan intranet, keamanan penting untuk mencegah akses yang tidak sah atau tidak pantas dan penggunaannya. (HRIS)
Menggunakan sistem informasi berbasis web telah memungkinkan Unit HR perusahaan untuk menjadi lebih administratif efisien dan mampu menangani HR jangka panjang yang lebih strategis dan masalah perencanaan. Perusahaan telah menggunakan opsi ini berbasis web HRIS dalam empat cara utama:
- Papan Bulletin: Informasi tentang kebijakan personalia, job posting, dan materi pelatihan dapat diakses oleh karyawan secara global data.
- Data akses: Terhubung ke database, extranet atau intranet memungkinkan karyawan sendiri untuk mengakses informasi penting seperti penggunaan cuti sakit, 401 (k) saldo, dan sebagainya, membebaskan waktu untuk anggota staf SDM yang sebelumnya menghabiskan banyak waktu menjawab pertanyaan karyawan secara rutin.
- Karyawan pelayanan sendiri: banyak intranet menggunakan penggabungan karyawan pilihan dengan pelayanan sendiri dimana karyawan dapat mengakses dan memperbarui catatan personil mereka sendiri, perubahan atau mengikuti dalam rencana kepentingan pegawai, dan menanggapi kesempatan kerja di lokasi lain. Jelas, menjaga keamanan sangat penting ketika opsi karyawan tersedia.
- Perpanjangan Linkage: mengintegrasikan extranet dan intranet yang memungkinkan database vendor layanan HR dan manajer untuk dihubungkan sehingga data dapat dipertukarkan secara elektronik. Juga, karyawan dapat berkomunikasi secara langsung dari seluruh dunia untuk mengirimkan dan mengambil data pribadi.
PELATIHAN Pelatihan mereka yang akan menggunakan HRIS sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan suatu HRIS. Pelatihan ini berlangsung di beberapa tingkat. Pertama, semua orang di organisasi yang bersangkutan dengan data karyawan harus dilatih untuk menggunakan bentuk rekaman baru yang kompatibel dengan persyaratan masukan dari sistem. Selain itu, anggota staf SDM dan eksekutif HR harus dilatih pada sistem. Dukungan dan instruksi dari hardware dan software vendor juga penting agar organisasi menyadari manfaat penuh dari sistem. Satu studi dari keberhasilan HRIS menemukan bahwa kehadiran in-house training dikaitkan dengan kepuasan pengguna yang lebih besar dengan HRIS. (HRIS)
MEMASTIKAN KEAMANAN DAN PRIVASI
Dua masalah lain yang menjadi perhatian adalah keamanan dan privasi. Pengawasan harus dibangun ke dalam sistem untuk membatasi akses sembarangan data HRIS pada karyawan. Misalnya, klaim asuransi kesehatan mungkin mengidentifikasi seseorang yang telah mengalami konseling kejiwaan atau pengobatan untuk kecanduan alkohol, dan akses ke informasi tersebut harus dibatasi. Demikian juga, peringkat penilaian kinerja karyawan harus dijaga.
