Perbedaan format SOP meliputi:
langkah-langkah sederhana atau checklist. Ini memudahkan untuk menulis dan mengikuti dan bekerja dengan baik secara sederhana, singkat, dan langsung pada pekerjaannya. (SOP)
langkah hirarkis. Lanjutan dari format langkah sederhana, format ini bekerja lebih baik untuk tugas-tugas yang membutuhkan tambahan rinci atau langkah dalam setiap langkah utama.
Flow chart Linear. Anggap ini sebagai versi grafis dari dua format sebelumnya. Ini bekerja untuk tugas-tugas dimana kegiatan harus dilakukan dalam urutan tertentu dan dengan mudah sebagai pengingat di tempat kerja.
Gambar beranotasi. Format ini bekerja dengan baik untuk orang-orang yang tidak bisa membaca atau di mana mempunyai hambatan bahasa. Sejak gambar secara dramatis dapat mengurangi kebutuhan untuk menjelaskan penulisan, format ini membantu untuk mempersingkat SOP kompleks dan rinci. Untuk beberapa karyawan, gambar SOP dapat membuat pengingat pekerjaan yang sangat baik. Misalnya foto yang menggambarkan bagaimana sebuah tempat kerja harus dibentuk atau disusun, atau lokasi yang tepat, tuas, mengganti dan memegang pada bagian peralatan.
Percabangan flowchart. Format ini membuat SOP yang kompleks, terutama dengan sejumlah keputusan yang mempengaruhi langkah selanjutnya, lebih mudah untuk memahami. Kotak dalam diagram alir juga dapat diperluas untuk mencakup daftar nama atau langkah.
Format terbaik SOP adalah salah satu yang, mengingat situasi, melakukan pekerjaan terbaik dalam ketepatan transmisi informasi yang diperlukan dan memfasilitasi implementasi yang konsisten dari SOP. Pertimbangan utama untuk memilih format SOP terbaik adalah:
- SOP
Meninjau ruang lingkup SOP dan kompleksitas, jumlah langkah yang terlibat, jumlah detail yang diperlukan dalam setiap langkah, dan berapa banyak keputusan, jika ada, harus dibuat yang akan mempengaruhi langkah berikutnya
- Orang-orang yang akan menggunakan SOP
Bagaimana mereka belajar? Jika mereka adalah pelajar visual, mungkin serangkaian gambar atau diagram alur akan bekerja lebih baik. Jika mereka adalah pelajar auditori, maka instruksi dari kaset pita mungkin lebih berguna. Untuk mendapatkan ide dari yang belajar lebih baik dengan melihat hal-hal dan dengan mendengarkan mereka, mendengarkan kata-kata yang mereka gunakan. Seseorang yang visual mungkin akan komentar seperti, “Itu terlihat baik untuk saya” atau “Saya mengerti apa yang anda maksud.” Orang yang mendengar mungkin akan berkata “Saya mendengar apa yang Anda katakan” atau “Kedengarannya bagus untukku”. Keterbatasan fisik, seperti penglihatan yang buruk, mungkin memerlukan cetakan besar yang jelas atau gambar besar yang terang dan banyak cahaya. Jika pendengaran karyawan kurang baik , orang mungkin tidak dapat mendengar instruksi, terutama jika ada kebisingan latar belakang. Apakah karyawan memiliki ketidakmampuan belajar yang mengganggu kemampuan nya untuk memahami dan memproses informasi dan instruksi? Apakah orang tersebut mengalami kesulitan mengingat instruksi atau rincian dari satu waktu ke yang berikutnya? Konversi SOP untuk kartu pengingat singkat atau gambar dapat membantu. Apa tingkat karyawan dalam berbahasa Inggris? Dapatkah mereka membaca dan memahaminya? Dapatkah mereka membaca dan memahami bahasa lain jika informasi diterjemahkan?
- Bagaimana SOP akan digunakan.
Tujuan dari SOP adalah untuk memberikan petunjuk rinci sehingga setiap individu dapat melakukan pekerjaan dengan benar, tepat waktu, setiap waktu. Pada saat yang sama, salah satu SOP mungkin memiliki sejumlah kegunaan yang berbeda. Tergantung pada tujuan penggunaan pada saat itu, SOP dapat ditulis atau dipresentasikan lebih efektif. SOP yang merupakan bagian dari panduan referensi mungkin mengandung banyak penjelasan rinci dan bahkan mendukung informasi latar belakang sehingga karyawan memahami biologi dan pentingnya dibalik langkah SOP tertentu. Bila menggunakan SOP yang sama dalam pelatihan dasar, dikitnya rincian mungkin lebih diinginkan. Jumlah rincian harus disesuaikan dengan tingkat pelatihan. Misalnya, peserta baru mungkin kewalahan oleh jumlah besar rincian, jadi berikan mereka hanya rincian yang mereka butuhkan untuk mengerjakan pekerjaan dengan benar. Untuk pelatihan atau pelatihan ulang tindak lanjut yang mendalam, Anda mungkin ingin SOP mengandung lebih banyak rincian dan latar belakang informasi yang menjelaskan mengapa hal-hal tertentu dilakukan atau biologi di balik praktek-praktek tertentu. SOP yang sama digunakan sebagai pengingat dalam pekerjaan yang harus menjadi gambaran keseluruhan yang mudah diakses di tempat kerja, mudah untuk dilihat, dan cepat untuk ditinjau dan dipahami.
Ringkasan
Untuk memaksimalkan manfaat yang diperoleh dari investasi anda dalam pengembangan SOP:
- Pikirkan dulu tentang cara anda untuk menggunakan SOP setelah itu dikembangkan:
orientasi karyawan dan pelatihan, pelatihan penyegaran, pelatihan lanjutan, pengingat pekerjaan, lintas pelatihan, penilaian kinerja, keselamatan karyawan dan pencegahan kecelakaan, keamanan pangan dan bio-security, proses perbaikan, kualitas kontrol, perlindungan lingkungan, atau deskripsi pekerjaan pembangunan.
- Kemudian putuskan siapa yang harus terlibat dalam perkembangannya.
- Bagaimana Anda bisa mencapai pengembangan terbaik?
- Pilih format, atau format-format, untuk produk akhir berdasarkan SOP, orang-orang yang akan menggunakannya, dan penggunaan dimana mereka, atau Anda, akan menempatkan SOP.
Ini penting untuk menyadari bahwa mengembangkan SOP yang berguna dan efektif membutuhkan waktu dan komitmen dari semua tingkat manajemen dan karyawan. Setelah tugas pembangunan selesai, tiga langkah masih tetap penting.
- Mendidik karyawan tentang SOP baru.
- Kontrol “arah prosedur” dengan memastikan bahwa SOP tersebut diikuti secara konsisten dari waktu ke waktu.
Membangun sistem evaluasi dan meninjau sistim untuk memastikan bahwa dari waktu ke waktu semua langkah dari SOP masih benar dan tepat untuk sistem produksi.
