Di tambah lagi, layanan HR yang sebelumnya telah dianggap sebagai tanggung jawab pemilik bisnis sekarang secara rutin diperoleh dari pemasok eksternal, yaitu outsourcing. Manajemen menghadapi tantangan Tom Peters ‘(1988):’ buktikan itu tidak dapat di-subkontrak-kan ‘. Kebijakan resmi dari perusahaan global besar dikutip dari Wheatley (1994) yang berbunyi: ‘Buatlah barang-barang – dan secara internal hanya yang mendukung layannanya yang secara langsung berkontribusi, atau membantu untuk mempertahankan, keunggulan kompetitif kami.’The Institute of Personnel and Development (1998) menyatakan bahwa ‘penyebab tunggal terbesar dalam peningkatan outsourcing,telah menjadi konsep inti organisasi, yang berfokus pada keahlian in-house pada fungsi utamanya danmembeli dukungan yang diperlukan untuk fungsi pinggirannya (fungsi pembantunya).
Fungsi HR berada diposisi yang baik untuk melakukan outsourcing pada beberapa kegiatan konsultan manajemen dan lembaga lain atau perusahaan yang bertindak sebagai penyedia layanan dibidang-bidang seperti perekrutan, pencari eksekutif, pelatihan, kesehatan kerja dan kesejahteraan. Fungsi HR yang telah diberitanggung jawab untuk kegiatan lain-lain seperti katering, manajemen armada mobil, manajemen fasilitas dan keamanan (karena ada tempat lain untuk menempatkan mereka) mungkin dengan senang hati mereka di-outsourcing kepada perusahaan yang lebih ahli.
Kasus untuk outsourcing
Ada tiga alas an untuk outsourcing
- Penghematan biaya – biaya SDM yang berkurang karena layanan lebih murah dan ukuran fungsi tersebut dapat dipotong kembali
- Konsentrasi usaha HR – fungsi anggota tidak dialihkan dari tugas utama yang dapat menambah nilai
- Memperoleh keahlian – pengetahuan dan pengalaman yang tidak tersedia dalam organisasi dapat diperoleh
Area untuk outsourcing
Area utama untuk outsourcing seperti yang diidentifikasi oleh Institute of Personnel and Development (1998) adalah:
- Pelatihan
- Rekrutmen
- Monitoring kesehatan dan keselamatan
- Kegiatankesejahteraandan aktifikitas konseling
- Fasilitas perawatan anak
- Manajemen penggajian
- Jasa spesialis penasehat hukum
- Layanan kesehatan dan kebugaran
Masalah Outsourcing
Keuntungan outsourcing tampaknya tinggi, tetapi tentu ada masalah. Survei menunjukkan bahwa proporsi yang sangat besar dari perusahaan-perusahaan yang telah melakukan outsourcing tidak puas dengan hasilnya. Salah satu masalah utama yang mereka identifikasi adalah ketika perusahaan melakukan outsourcing untuk pengurangan biaya dan jumlah pegawai jangka pendek. Masalahnya adalah bahwa beberapa perusahaan tanpa berpikir meng-outsourcing untuk beberapa kegiatan inti mereka secara ad hoc untuk mendapatkan keuntungan jangka pendek, sementara yang lain menemukan bahwa mereka sedang dimanfaatkan oleh pemasok mereka untuk membayar tarif yang lebih tinggi. Perusahaan dapat focus pada definisi inti yang mungkin telah dibenarkan pada saat itu tetapi tidak memperhitungkan masa depan. Selain itu, kebijakan acak outsourcing dapat menyebabkan semangat kerja karyawan lebih rendahdan membawa suasana ‘siapa yang berikutnya?’.
Memutuskan untuk melakukan outsourcing
Jika alasan untuk outsourcing , cara untuk meminimalkan masalah, awalnya adalah mempertimbangkan secara cermat untuk kasus outsourcing. Hal ini diperlukan untuk menilai masing-masing potensi area dengan hati-hati untuk menentukan apakah itu dapat dan harus outsourcing dan apa maksud yang ingin dicapainya dengan outsouring. Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab meliputi: Apakah ini satu kegiatan inti atau lainnya? Seberapa efisien berjalan saat ini? Apa itu membuat kontribusi untuk kesejahteraan kualitatif dan keuangan organisasi?
Ini adalah kesempatan untuk mengatur kembali fungsi HR, mempertanyakan setiap aktifitas untuk menentukan apakah layanan dapat disediakan dari dalam atau luar organisasi, jika bisa semuanya. Outsourcing dapat juga bermanfaat jika dapat dipastikan bahwa hal itu dapat memberikan layanan yang lebih baik dengan biaya lebih rendah.
Keputusan untuk melakukan outsourcing harus berdasarkan analisis yang ketat dan membandingkan bagaimana organisasi lain mengelola kegiatan HR mereka. Ini akan menentukan tingkat layanan yang diperlukan. Biaya penyediaan layanan yang secara internal ada juga harus diukur. Ini akan lebih mudah jika system biaya berdasarkan aktivitas digunakan dalam organisasi.
Memilih penyediaan layanan
Tenaga penyedia layanan diminta untuk memberikan tender dalam menanggapi laporan singkat. Tiga atau empat penyedia harus didekati sehingga pilihan dapat dibuat. Tender harus menetapkan bagaimana laporan itu cocok (dengan kebutuhan) dan berapa banyak biaya yang dibutuhkan. Seleksi harus memperhitungkan sejauh mana tender memenuhi spesifikasi, kualitas dan reputasi perusahaan dan biaya (ini merupakan pertimbangan penting tetapi bukan satu-satunya – tingkat layanan yang akan diberikan sangat penting). Referensi harus diperoleh sebelum suatu kontrak dibuat dan disepakati. Kontrak harus sangat jelas tentang layanan, biaya dan atas dasar yang dapat dihentikan.
Implikasi manajerial dan hukum outsourcing
Penyedia layanan harus dikelola dengan hati-hati-jika tidak lebih-dari layanan internal. Standar pelayanan dan anggaran harus dikaji dan disepakati secara teratur dan system informasi manajemen harus diatur sehingga kinerja dapat dipantau. Tindakan korektif cepat harus diambil jika terjadi kesalahan dan kontrak dihentikan jika ada kelemahan yang serius.
Implikasi hukum outsourcing adalah bahwa hal itu akan didasarkan pada kontrak layanan dan pembeli layanan memiliki hak untuk menuntut bahwa syarat-syarat kontrak terpenuhi. Pembeli juga memiliki kewajiban untuk memenuhi sisi kontrak mereka, misalnya menyediakan fasilitas yang disepakati, memenuhi persyaratan sewa yang ditetapkan dalam kontrak manajemen armada mobil, dan membayar untuk layanan seperti yang disyaratkan oleh kontrak.
