Ketika memberikan pelatihan, pelatih mungkin akan menghadapi peserta yang menantang yang dapat mengganggu lingkungan belajar atau menghadirkan situasi yang sulit. Berikut ini beberapa teknik yang dapat dipelajari oleh pelatih untuk menangani peserta yang menantang secara efektif:
1. Mendengarkan secara aktif
Dengarkan secara aktif kekhawatiran, pertanyaan, atau perilaku peserta yang mengganggu. Tunjukkan ketertarikan dan empati yang tulus sambil tetap bersikap tenang dan profesional.
2. Komunikasi yang Hormat
Gunakan komunikasi yang jelas dan penuh hormat saat berbicara dengan peserta yang menantang. Pertahankan nada netral dan hindari bersikap defensif atau konfrontatif.
3. Empati dan Pemahaman
Cobalah untuk memahami alasan yang mendasari perilaku yang menantang. Berempati dengan perspektif peserta dan mengakui perasaan atau frustrasi mereka.
4. Tetapkan Aturan Dasar
Tetapkan ekspektasi dan aturan dasar yang jelas di awal sesi pelatihan. Komunikasikan dengan jelas pedoman perilaku dan partisipasi, pastikan semua peserta memahami apa yang diharapkan dari mereka.
5. Alihkan dan Fokuskan Kembali
Jika ada peserta yang menantang dan mengganggu jalannya sesi, arahkan kembali perhatian mereka ke topik yang sedang dibahas. Fokuskan kembali pembicaraan dengan mengakui maksud mereka dan kemudian dengan lembut membawa diskusi kembali ke materi pelatihan.
6. Perhatian Individu
Tawarkan perhatian empat mata kepada peserta yang mengalami kesulitan selama istirahat atau setelah sesi pelatihan. Hal ini memungkinkan terjadinya diskusi yang lebih pribadi dan konstruktif mengenai kekhawatiran mereka, sehingga memberikan kesempatan untuk membahas isu-isu tertentu.
7. Mendorong Partisipasi
Libatkan peserta yang memiliki tantangan dengan meminta masukan mereka atau melibatkan mereka dalam kegiatan kelompok. Hal ini dapat membantu menyalurkan energi mereka dan mendorong partisipasi yang lebih konstruktif.
8. Atasi Masalah Secara Profesional
Jika perilaku yang menantang berasal dari kekhawatiran atau ketidaksepakatan yang sah, tangani secara profesional. Luangkan waktu untuk mendengarkan dan memberikan tanggapan yang bijaksana terhadap kekhawatiran mereka, mencari titik temu dan menawarkan klarifikasi jika diperlukan.
9. Mencari Dukungan
Jika perilaku yang menantang terus berlanjut atau meningkat, mintalah dukungan dari supervisor atau figur otoritas yang ditunjuk. Mereka dapat memberikan panduan atau turun tangan jika diperlukan untuk mengelola situasi dengan tepat.
10. Pertahankan Fokus pada Kelompok
Ingatlah bahwa tanggung jawab utama Anda adalah memfasilitasi pengalaman belajar yang positif bagi seluruh kelompok. Seimbangkan perhatian Anda antara menangani peserta yang menantang dan memastikan bahwa kebutuhan peserta lainnya terpenuhi.
Penting bagi pelatih untuk tetap sabar, tenang, dan mudah beradaptasi ketika berhadapan dengan peserta yang menantang. Dengan menggunakan teknik-teknik ini, pelatih dapat secara efektif menangani gangguan dan menjaga lingkungan belajar yang produktif bagi semua peserta.
Aspek-aspek dan teknik-teknik utama dalam mendengarkan secara aktif
Mendengarkan secara aktif adalah suatu keterampilan komunikasi yang melibatkan fokus penuh pada, memahami, dan menanggapi pembicara dalam suatu percakapan. Keterampilan ini lebih dari sekadar mendengar kata-kata dan mencakup memperhatikan isyarat verbal dan nonverbal pembicara, mencari klarifikasi, dan menunjukkan empati. Mendengarkan secara aktif penting dalam berbagai konteks, termasuk pelatihan, pelatihan, konseling, dan interaksi sehari-hari. Berikut adalah beberapa aspek dan teknik utama dalam mendengarkan secara aktif:
1. Memberi Perhatian
Berikan perhatian penuh kepada pembicara dan pertahankan kontak mata. Minimalkan gangguan dan tunjukkan melalui bahasa tubuh dan isyarat nonverbal bahwa Anda sepenuhnya hadir dan terlibat.
2. Hindari Menginterupsi
Biarkan pembicara mengekspresikan pikiran mereka dan menyelesaikan kalimat mereka tanpa interupsi. Menginterupsi dapat menghambat aliran komunikasi dan membuat pembicara merasa tidak didengar.
3. Ucapan Terima Kasih Verbal dan Nonverbal
Berikan isyarat verbal dan nonverbal untuk menunjukkan bahwa Anda secara aktif mendengarkan. Mengangguk, tersenyum, dan menggunakan afirmasi verbal singkat seperti “Saya mengerti”, “Saya paham”, atau “Ya” dapat menunjukkan perhatian Anda dan mendorong pembicara untuk terus berbagi.
4. Memparafrasekan dan Merangkum
Ulangi atau nyatakan kembali apa yang dikatakan pembicara dengan kata-kata Anda sendiri untuk memastikan pemahaman. Parafrase menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan dan memproses informasi secara akurat. Merangkum poin-poin utama pembicara secara berkala akan membantu memastikan pemahaman Anda dan membuat pembicara tahu bahwa Anda mengikutinya.
5. Mengajukan Pertanyaan Terbuka
Ajukan pertanyaan terbuka yang mendorong pembicara untuk menguraikan dan memberikan lebih banyak informasi. Pertanyaan-pertanyaan ini biasanya dimulai dengan “apa”, “bagaimana”, atau “ceritakan kepada saya”, dan pertanyaan-pertanyaan ini mengundang pembicara untuk berbagi pemikiran, perasaan, dan pengalaman mereka secara lebih mendalam.
6. Merefleksikan Perasaan
Mengakui dan merefleksikan emosi pembicara dengan mengenali dan mengutarakan perasaan yang mendasari perasaan yang mungkin mereka ungkapkan. Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Sepertinya Anda merasa frustrasi” atau “Saya merasakan bahwa Anda sangat antusias dengan kesempatan ini.”
7. Menghindari Penilaian dan Asumsi
Tunda penilaian dan hindari membuat asumsi atau langsung mengambil kesimpulan. Lakukan pendekatan percakapan dengan pikiran terbuka, sehingga pembicara dapat mengekspresikan pikiran dan perspektif mereka sepenuhnya.
8. Empati dan Pemahaman
Tempatkan diri Anda pada posisi pembicara dan cobalah untuk memahami sudut pandang dan emosi mereka. Tunjukkan empati dengan menunjukkan bahwa Anda benar-benar peduli dengan kekhawatiran atau pengalaman mereka.
9. Keheningan dan Jeda
Rangkullah saat-saat hening dan berikan jeda dalam percakapan. Hal ini memberikan ruang bagi pembicara untuk mengumpulkan pemikiran mereka, merenung, atau melanjutkan berbagi tanpa merasa terburu-buru.
10. Mengklarifikasi dan Mencari Umpan Balik
Jika ragu atau ada sesuatu yang tidak jelas, mintalah klarifikasi untuk memastikan bahwa Anda telah memahami pesan pembicara secara akurat. Selain itu, mintalah umpan balik dari pembicara untuk memastikan bahwa Anda telah memahami maksud mereka.
Dengan mempraktikkan mendengarkan secara aktif, pelatih dapat membina komunikasi yang efektif, membangun hubungan yang baik, mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang kebutuhan peserta, dan menciptakan lingkungan belajar yang mendukung. Mendengarkan secara aktif mendorong rasa saling menghormati, meningkatkan kualitas interaksi, dan berkontribusi pada percakapan yang produktif dan bermakna.
