Electronic Filing System

1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
4. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
6. Membuat implementasi Electronic filing system.
7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

1. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan PeraturanPemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
   1. Kearsipan,
   2. Arsip dinamis,
   3. Arsip aktif,
   4. Arsip inaktif,
   5. Arsip vital,
   6. Arsip statis,
   7. Pemberkasan,
   8. Unit pengolah,
   9. Unit kearsipan,
   10. Jadwal Retensi Arsip,
   11. Penyusutan arsip,
   12. Pemusnahan arsip
2. Model siklus hidup tatakelola arsip.
3. Records management system (RMS)
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
6. Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
7. Electronic filing system (EFS) :
   1. Scanning document dengan OCR method.
   2. Menambahkan text pada digital document.
   3. Memasukan digital assign ke dalam digital document .
   4. Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
   5. Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
8. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2015 / 2016.
   1. Membuat setup database master filing
   2. Memasukkan data setup database master filing.
   3. Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter 
   4. Memasukan data document incoming letter secara otomatis (tidak manual)
   5. Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter 
   6. Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
   7. Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
   8. Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
   9. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
   10. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

TRAINING METHOD :  Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain  di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :

IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping  dan NLP di  bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah,  pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.