Manajemen Krisis (Komunikasi) dan Simulasi Hubungan dengan Media bagi Industri Maritim

PENDAHULUAN

Ikut serta dalam program Pemerintah meningkatkan dunia kemaritiman perlu perhatian lebih serius dalam mengahadapi, dan lebih penting lagi menyiapkan, agar bila terjadi musibah terhadap kapal/pelayaran dan pelabuhan; komunikasi interen dan eksteren dapat dilaksanakan dengan baik, mantap dan berdayaguna. Daftar panjang kecelakaan dan musibah yang terjadi di dunia pelayaran dan berimbas di berbagai pelabuhan di Indonesia diberitakan secara luas oleh media. Bagamana penanganan komunikasi oleh pimpinan perusahaan pelayaran dan manajemen pelabuhan? Sering kejadian demikian tidak/kurang diperhatikan; dengan demkian akan menurunkan citra dan reputasi maskapai pelayaran, otoritas pelabuhan bahkan juga Kemeneterian dan Badan Pemerintah terkait. Secara frisk tentu akan dilakukan simulasi penangana/pencegahan kecelakaan pelayaran atau kebakaran di kapal dan di pelabuhan; namun menangani komunikasi yang benar dan baik melalui Media Relations secara bersamaann harus diperhatikan dan dilatih. Sejumlah musibah pelayaran juga kebakaran di beberapa area pelabuhan harus kita sadari bahwa penanganan komunikasinya perlu diperhatikan. Kejadian yang tidak diinginkan berimbas pada dunia transportasi laut, industri yang berkaitan dan kepuasan pelayan penumpang kapal. Apalagi bila itu terjadi atas kapal pesiar bagi turis, dimana Kementerian Pariwisata sedang menggalakan destinasi laut dan kepulaun bagi peningkatan pendapatan devisa. Ilmu terapan komunkasi kejadian demikian termasuk dalam Manajemen Krisis Divisi Komunkasi (KeHumasan), sehingga berita yang akan disiarkan tidak merugikan ciitra perusahaan dan pemerintah untuk menaikan kedatangan turis manca negara dan tdak merugikan kepuasanpemakai jasa transportasi laut. Kejadian demikian misalnya: kapal pesiar terbakar di pelabuhan Bungus, kebakaran KM Levina, enam kapal terbakar di Benoa, kapal laut dari Surabaya ke Ende terdampar di Bali, kapal Pelni terdampar di Karimun, Kapal Pelni tidak dapat merapat di pelabuhan Kaimana,, KM Lambelu kandas di P. Kosong. Belum lagi yang mengakibatkan dampak kerugian bagi industri perminyakan dan industri pengiriman barang antar pulau seperti: dua kapal tanker terdampar di selat Sunda, kapal tanker terdampar di teluk Pacitan juga ada yang terdampar di lepas pantai Pengandara, kapal tongkang terdampar di Bekasi, kapal kargo terbakar di di perairan Surabaya, kapal kandas di Riau kapal tanker terbakar di Pelabuhan Tanjung Priok. Musibah di area pelabuhan yang perlu dikomunikasikan secara apik antara lain: kebakaran kapal di pelabuhan Samudera Besar, lahan kosong di pelabuhan Ceribon terbakar, kapal motor terbakar di pelabuhan Biak, dua kapal nelayan terbakar di pelabuhan Muara Anke, kebakaran crane di pelabuhan Semayang, Balikpapan. Bagaimana pula musibah memilukan atas tenggelamnya kapal fery di laut lepas pantai Korea bagan selatan yang menewaskan 175 siswa sekolah, hilangnya 25 siswa dan memninggalnya 25 anak muda Korea di tahun 2014? Menjadi berita dunia, namun penangnan komunikasinya cukup serious dan baik. Marilah kita bersama menyiapkan pelatihan Media Relations dan Public Relations Crisis Communication yang benar dan efektif.

Bagi industri maritim dan kepelabuhan merupakan keharusan agar setiap saat siap menghadapi kemungkinan terjadinya keadaan darurat kebakaran maupun kemungkinan terjadi kecelakaan/musibah lainnya. Selain simulasi fisik pemadaman dan penyelamatan dalam kebakaran dan kecelakaan yang ditangani oleh divisi K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja); diperlukan juga kesiapan menghadapi pertanyaan baik dari pengusaha, masyarakat luas terlebih menghadapi media/jurnalis yang dapat memberitakan peristiwa musibah demikian secara tidak proporsional. Risiko terjadinya kebakaran ataupun keadaan darurat lainnya dapat terjadi kapanpun. Karena sebab itu, setiap business unit dalam industry maritim dan pelabuhan harus mempunyai Manual SOP, dan setiap anggota unit serta pendukungnya secara periodik diikutkan dalam pelatihan, sehingga siap menangani dan membantu secara efektif dalam disaster recovery serta siap ikut serta dalam program damage control.

PEMBAHASAN MATERI  

Materi pelatihan tidak hanya merupakan teori bagaimana menghadapi dan menyelesaikan pemberitaan krisis, yang membuka wawasan agar siap menghadapi suatu krisis kecelakaan/kebakaran maritim/pelabuhan. Pada pelatihan ini peserta disajikan studi kasus industri lainnya yang mengalami krisis sejenis sebagai bahan acuan the do and don’t; apa yang harus dikerjakan dan apa yang tidak harus dilakukan. Materi berkonsentrasi pada Manajemen Krisis Ilmu Komunikasi, Kecelakaan/Kebakaran di industr maritim. Menyiapkan peserta dapat berkomunikasi secara efektif pada semua pemangku kepentingan (stakeholders), terutama menyiapkan diri mengahadapi media/jurnalis yang karena sifat tugas mereka harus “banyak bertanya” dan mendapatkan berita yang sensasionel, maka dipersiapkan siapapun yang ditugaskan menghadapi media secara meyakinkan dan benar bertanggung-jawab; sehingga berita yang disiarkan merupakan bagian dari disaster relieve serta persiapan dalam damage control. Apa yang disiarkan langsung, life/real time, baik oleh TV, Radio maupun Cyber/IT Communication; menghasilkan opini publik yang positif. Simulasi “serangan” interview jurnalis TV dengan bidikan kamera yang “mengancam” merupakan bagian program pelatihan ini.

Kasus yang sedang melanda atau kemungkinan sekali akan dialami yang harus dihadapi peserta pelatihan akan dibahas bersama dan dirumuskan sistematka penyelesaian/jalan keluarnya. (systematic problem solving discussions)

METODOLOGI PELATIHAN

1. Interactive presentation melalui power point dan video yang bertujuan menumbuhkan motivasi peserta agar memahami secara lengkap apa itu Ilmu Mananjemen Krisis dan Perencanaan Risiko untuk menghadapi dan mengurangi akibat “kecelakaan/musibah” serta siap langsung mencegah dan mengelola kerugian akibat “berita jelek” yang termasuk damage control program.
2. Simulasi langsung yang harus dijalani dalam menghadapi media. Para peserta akan diberikan pengertian jenis dan macam media serta bagaimana menghadapinya sebagai partner kerja dalam Media Relations. Simulasi menjawab pertanyaan yang tidak relevan ataupun berusaha “menjebak”, yang bagi jurnalis merupakan tugas “investigative”. Persiapan demikian harus sudah tersedia di “intern” perusahaan sebagai dokumen Frequently Asks Questions. Manual ini pelaksanaannya merupakan fondamental simulasi interview
3. Pelatihan lengkap juga termasuk menyiapkan Crisis Team dalam latihan penulisan Press Release serta menyiapkan Press Conference.

MATERI UTAMA untuk DIUSKUSI

1. Risk, Crisis and Issues. Merupakan pengetahuan risiko berita jelek seputar industri maritim/pelabuhan yang dapat berdampak negative dalam company’s reputation.
2. Be prepared! Menghadapi keadaan darurat menyampaikan berita/berkomunikasi adanya kecelakaan, ledakan atau menjalarnya nyala api dengan cepat, tenggelamanya kapal dan berita penyelamatannya, berkomunikasi secara tenang dan efektif sebagai perlindungan dan usaha penyelamatan petugas dan korban serta, anggota keluarga korban.
3. Petunjuk praktis dalam membina hubungan baik dengan jurnalis yang lebih lengkap disebut Media Relations: latihan penulisan Press Release atau juga disebut News Release, mengikuti konsep “5 W + 1 H”; juga pembentuk Crisis Center.
4. Pelatihan “siap berkomunikasi dan memberi informasi yang efektif” secara internal kepada seluruh karyawan, kepada keluarga karyawan yang terdampak musibah di pelabuhan/kantor pelayaran, tentu juga menyusun komunikasi efektif kepada asosisiasi/persatuan karyawan (Labor Association). Komunikasi eksternal pada business partners, customers, suppliers, stakeholders lainnya, termasuk pihak yang berwajib, manajemen kawasan industri, dan asosiasi industri terkait, juga LSM (yang mungkin dapat menjadi komponen yang kurang bersahabat). Pengertian dan pelatihan Communication Strategy in Damage Control.
5. Latihan langsung interview media akan di video-tape; untuk disiar-ulang dalam pelatihan ini sebagai bahan pelajaran bagi semua peserta.

TRAINER

Ludwig Suparmo

berpengalaman 30 tahun sebagai Communication Strategist dalam Crisis Manangement dan pelatihan simulasi untuk perusahaan Multi Nasional (Internasional) maupun perusahaan BUMN dan swasta nasional, juga di berbagai Badan Pemerintah dan Kementerian. Belajar dan menimba pengalaman dari Reputation Management Agency dan Public Relations Agencies ternama. Juga menjadi dosen di berbagai Perguran Tinggi dalam mata kuliah Issues & Crisis Management.