Training Report Writing mempelajari mengenai pengertian “Laporan Efektif”, apa hakekat “Laporan” yang akan dipelajari, mengenai substansi (Apa) dan tampilan (How) sebagai 2 aspek utama laporan, mengenai laporan mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6), apa aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan, dan hal – hal lainnya terkait Report Writing.
Deskripsi
Training Report Writing
Masih ada dijumpai rancangan Laporkan yang baik susunannya tidak mengikuti pola yang standar, seperti:
- Laporan Substansi yang tidak berdasarkan data & fakta yang akurat, relevan, lengkap, bisa dipercaya.
- Laporan tidak menggunakan istilah, merespons, bahasa Indonesia yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (YED) sehingga Laporan ini tidak mudah dibaca, dipahami, atau tidak menggunakan yang dipahami / idiom bahasa Inggris.
- Laporan Susunan yang tidak sistimatis, yang memasukkan data apa adanya tanpa diikuti oleh proses pengumpulan data, proses pengambilan kesimpulan (seperi menganalisa penyebab timbulnya deviasi atau kesenjangan antara Rencana, Realisasi), termasuk tidak memberikan rekomendasi jalan keluar dari masalah yang ditimbulkan (seperti Laporan tentang Pencapaian Hasil Produksi, Hasil Penjualan yang tidak sesuai target, atau Laporan Kemajuan tentang proyek yang disetujuinya tidak sesuai jadwal).
Tujuan Pelatihan
Setelah Mengikuti Pelatihan Report Writing ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan untuk:
- Memiliki pemahaman tentang pengertian dari “Laporan Efektif ( Report Writing )” serta jenis-jenis Laporan menurut Latar Belakang & Sasarannya.
- Memiliki pemahaman tentang persyaratan data & fakta yang digunakan dalam suatu Laporan, serta keterampilan tentang tehnik pengumpulan, pengolahan, serta analisis data, yang digunakan sebagai dasar dalam membuat kesimpulan, evaluasi jalan keluar masalah (jika ada kesenjangan antara “Target & Aktual”).
- Memiliki keahlian tentang cara menyusun format atau lay out Laporan, dengan bahasa, penilaian yang baik dan benar (Bahasa Indonesia baik bahasa Inggeris), yang menarik, mudah dibaca, dipahami, baik dalam bentuk Bahan Bacaan (termasuk proposal yang dikirim untuk atasan untuk dibaca ), serta dalam bentuk Bahan Presentasi (yang dipresentasikan di depan atasan), guna mendapat persetujuan.
Target Peserta
Penulisan Laporan Pelatihan Report Writing dirancang untuk para:
Manajer dan / atau Pengawas yang menjalan tugas berkewajiban membuat Laporan kepada Manajemen, dengan mengetengahkan data & fakta, membuat kesimpulan, membahas persetujuan jalan keluar (jika ada kesenjangan antara Rencana dan Realisasi)
Metode Pelatihan
Pelatihan Report Writing dilaksanakan dengan metode:
- Memberi penjelasan atau menerangkan materi (Tell).
- Memberi Contoh atas materi yang telah diterangkan (Tampilkan).
Selanjutnya meminta setiap peserta baik perorangan maupun grup melakukan Latihan, Mempraktekkan keterampilan yang telah disetujui (T), TELL – SHOW – DO Metode yang mencakup antara lain:
- Pra-Tes: Setiap peserta (individu) untuk membuat Laporan apa yang ada
- Game: Partisipasi Pemilih antara Data, Informasi, dan Opini
- Latihan membedakan antara Data, Informasi dan Kesimpulan
- Game: Untuk menghindari ngantuk dan tetap melarikan diri
- Latihan bagian Pendahuluan dari sebuah Laporan
- Latihan Ubah Bahasa Semi Resmi ke Bahasa Resmi
- Post-Test: Setiap peserta setuju untuk membuat Laporan yang membahas hal yang sama dengan Pre-Test tetapi dengan cara yang berbeda sesuai dengan konsep yang telah diperoleh
Outline Materi
Materi Pelatihan Report Writing yang akan dibahas adalah:
- Pengertian “Laporan Efektif”
- Hakekat “Laporan” yang akan dipelajari
- Substansi (Apa) dan Tampilan (How) sebagai 2 aspek utama Laporan
- Laporan Mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6)
- Aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan
- Latar belakang , Sasaran dibuatnya Laporkan.
- Pengertian Fakta, Data, Informasi, dan Opini
- Bagaimana proses memperoleh Data (Pencarian Fakta)
- Memahami persyaratan Data sebagai dasar membuat kesimpulan
- Apa yang dimaksud dengan kesimpulan dalam sebuah Laporan
- Ketentuan-ketentuan tentang Kesimpulan
- Mengenal 3 bentuk, dan bagaimana cara membuatnya (K1, K2, & K3)
- Proses penyaringan data, mencari penyebab (gap), dan menemukan jalan keluar
- Proses membuat Rekomendasi kepada atasan sebagai proposal solusi masalah
- Laporan hasil Pencapaian dari suatu proses (Laporan Produksi, Sales dsb) – (R1)
- Laporan Kemajuan dari suatu proses (Proyek, Program, Rencana Kerja) – (R2)
- Laporan tentang Situasi & Kondisi (seperti Kondisi Ekonomi Global dsbnya) – (R3)
- Surat Berita (jnformasi tentang Perusahaan, Launching Program, dsbnya) – (R4)
- Laporan tentang suatu peristiwa (Berita / Reportase) – (R5)
- Laporan tentang Profil Perusahaan (Visi, Misi, Rugi / Laba, dll) – (R6)
- Contoh Format Laporan sesuai dengan jenisnya (sebagai Bahan Bacaan)
- Bagaimana memasukkan Adonan (Laporan Substansi) ke dalam Cetakan (Format)
- Syarat-syarat Laporan agar mudah dibaca
- Laporan Pengelompokan Temuan, Kesimpulan, dan Jalan Keluar dalam Laporan
- Laporan dalam bentuk Surat dan Laporan sebagai Pejabat dan Surat Pengantar.
- Bagaimana membuat Laporan Bagian Pendahuluan (yang mengumpulkan dan yang tidak)
- Penggunaan Bahasa Formal dan Semi Formal dalam Laporan.
- Bahasa Indonesia yang disempurnakan (EYD)
- Laporan Penomoran Sistem Mengenal.
- Bagaimana membuat Laporan dalam format Bahan Presentasi.
Durasi
Durasi dan Metode pelatihan Report Writing
- Program Jangka Waktu adalah 2 (dua) hari @ 7 jam (efektif) per hari, atau berlaku 14 jam (efektif).
- Agenda harian dimulai Jam 08.30 pagi dan berakhir jam 17.00, dengan 1 jam makan siang dan 2 kali Coffee Break @ 15 menit.
- Lebih dari 50% waktu digunakan untuk Latihan dan Praktek peserta (Lihat: Agenda Program).
Agenda
Report Writing
Hari 1
08.30 – 10.00
-
-
- Pembukaan pidato oleh Manajemen
- Musik relaksasi: belajar belajar dengan otak kanan
- Pemecah Es: uji Kemampuan Lstening
- Program Pendahuluan (latar belakang dan sasaran)
- Program materi garis besar
- Latihan 1 Pra-Tes: Peserta mengumpulkan membuat Laporan yg biasa dilakukan
-
10.15 – 12.00
-
-
- Pengertian “Laporan Efektif”
- Hakekat “Laporan” yang akan dipelajari
- Substansi (Apa) dan Tampilan (How) sebagai 2 aspek utama Laporan
- Game: Komando untuk menghindari ngantuk dan tetap bersemangat
- Laporan Mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6)
- Aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan
-
13.00 – 15.00
-
-
- Latar belakang dan Sasaran dibuatnya Laporkan.
- Pengertian Fakta, Data, Informasi, dan Opini
- Latihan 2: Membedakan Data, Informasi, Opini dan kesimpulan (latihan lisan)
- Bagaimana proses memperoleh Data (Pencarian Fakta)
- Memahami persyaratan Data sebagai dasar membuat kesimpulan
-
15.15 – 17.00
-
-
- Apa yang dimaksud dengan kesimpulan dalam sebuah Laporan
- Ketentuan-ketentuan tentang Kesimpulan
- Mengenal 3 bentuk kesimpulan, dan cara membuatnya (K1, K2, dan K3)
- Latihan 3: Mengenal Data, Informasi, Opini dan Kesimpulan (dg Games)
- Proses penyaringan data, mencari penyebab (gap), dan menemukan solusi
-
Hari ke-2
08.30 – 10.00
- Proses membuat Rekomendasi untuk atasan sebagai proposal jalan keluar
- Latihan 4: Proses penyaringan dan analisa data dan mengatur jalan keluar
- Laporan hasil Pencapaian dari suatu proses (Laporan Prod, Sales dsbnya) – (R1)
- Laporan Kemajuan dari suatu proses (Proyek, Program, Rencana Kerja) – (R2)
- Laporan tentang Situasi & Kondisi (seperti Kondisi Ekonomi Global dsbnya) – (R3)
10.15 – 12.00
- Surat Berita (jnformasi tentang Perusahaan, Launching Program, dsbnya) – (R4)
- Laporan tentang suatu peristiwa (Berita / Reportase) – (R5)
- Laporan tentang Profil Perusahaan (Visi, Misi, Rugi / Laba, dll) – (R6)
- Game: Latihan berpikir di luar kotak (mencocokkan gambar kuda & joki nya)
- Contoh Format Laporan sesuai dengan jenisnya (sebagai Bahan Bacaan)
- Bagaimana memasukkan Adonan (Laporan Substansi) ke dalam Cetakan (Format)
13.00 – 15.00
- Syarat-syarat Laporan agar mudah dibaca
- Laporan Pengelompokan Temuan, Kesimpulan, dan Jalan Keluar dalam Laporan
- Latihan 5: Memasukkan substansi Laporan ke dalam Format Laporan
- Laporan dalam bentuk Surat dan Laporan (terpisah) sebagai Pejabat
- Bagaimana membuat Laporan Bagian Pendahuluan (yang mengumpulkan dan yang tidak)
15.15 – 17.00
-
- Penggunaan Bahasa Formal dan Semi Formal dalam Laporan
- Bahasa Indonesia yang disempurnakan (EYD)
- Game: Mengetest ketelitian (hitung angka 1 s / d 100)
- Laporan Penomoran Sistem Mengenal
- Bagaimana membuat Laporan dalam bentuk Bahan Presentasi
- Latihan 6: Post – Test
Persyaratan
Semua peserta DIWAJIBKAN membawa Laptop / Notebook.
Testimoni
Beberapa Komentar dari peserta yang telah mengikuti pelatihan Report Writing :
“Hand out sudah baik”
“Trainer sangat Menguasai materi”
“Bagus”
“Baik sangat membantu”
“Baik & memadai”
“Sangat bermanfaat untuk menunjang pekerjaan Saya”
“Sukses & tingkatkan”
“Trainer baik karena menguasai materi yg diberikan & berpengalaman”
“Trainer bersemangat, paham materi & berpengalaman”
“Sangat membantu saya dalam pekerjaan, smenambah ilmu baru”
“udah cukup baik, hanya saja kalau bisa Trainernya yg usianya lebih muda kasian bapaknya. tapi semuanya sdh baik”
“Ok kok. banyak sharing pengalaman, cocock buat laporan resmi ke director dsb.”
Facilitator
Semba Biawan
yang terakhir bekerja dan membahas masa tugasnya di Coca-Cola Indonesia dan Coca-Cola Amatil Indonesia Kantor Pusat Jakarta, – di mana ia bekerja selama lebih dari 10 tahun sebagai Manajer Pembelajaran dan Pengembangan Nasional, serta membutuhkan kerja lebih dari 35 tahun pada saat manajerial di bidang Manajer Manusia Sumber Daya & Pelatihan di perusahaan Nasional dan Multinasional.
Ia memulai karir manajerialnya di thn 1976 sebagai Manajer Sumber Daya Manusia di sebuah Industri Tekstil yang dikelola oleh Bancom dari Pilipina, kemudian bekerja di Hotel berbintang yang bermata rantai internasional yaitu di Regent International, Beufort International, Mandarin Oriental, dan Melia Sol.
Ia belajar di National Hotel Institute (NHI) Bandung, lebih dari 36 tahun yang lalu (lulusan terbaik), selanjutnya mengikuti berbagai Program Pengembangan Manajemen dan Seminar baik di dalam maupun luar negeri, antara lain:
- Program Pengembangan Manajemen, oleh Prof. Alejandro Reyes dari Asian Institute of Management (AIM), Manila, Filipina
- Train the Trainer Program, oleh Mr. Gianfranco Astory dari Lausanne Hotel School, Swiss – Siswa Terbaik
- Pengembangan Pengawasan Komunikasi, oleh Bpk. Sandy Strayer dari Inter-Continental Hotels Corporation, Jakarta
- Kepemimpinan dan Pengaruh, oleh DR. Roger Gill dari Dimension Development International (DDI), Hongkong.
- Negosiasi & Presentasi Penjualan, oleh Direktur Layanan Pelanggan The Coca-Cola Company, Grup Pasifik, Kuala Lumpur
- Dealing With Changes, program pelatihan psikologis, oleh Pacific Institute, Perth, Australia
- Cara Efektif Dalam Proses Pembelajaran, oleh Mr. Rolando Alpe dari Leading Consulting Network, Makati, Manila
- OptimaLearning, oleh DR. Ivan Barzakov, spesialis dalam penelitian tentang peran musik dalam proses pembelajaran, Jakarta.
- Subliminal Dynamic, belajar tentang fungsi bagian bawah sadar otak dalam proses pembelajaran, oleh Mr. Richards L. Welch, K Lumpur
Hampir di semua perusahaan di mana ia bekerja, selalu dimulai dari periode pra-pembukaan dan sebagai tim pembukaan yang terlibat dalam proses yang disetujui dan menyiapkan sistem & prosedur di bidang Sumber Daya Manusia & Pelatihan. Pada saat ia masih aktif di perhotelan, ia melanjutkan pelatihan selama 3 bulan untuk para manajer dari hotel di bawah PT. HII, dan ia terpilih sebagai Pelatih Terbaik (di antara Peserta) di antara 10 pelatih yang ada.
Setelah hampir 10 tahun bekerja di Coca-Cola, Semba Biawan kini memiliki aktivitas sebagai Konsultan Senior Independen di bidang Pembelajaran & Pengembangan Sumber Daya Manusia, yang hingga kini telah memberikan pelatihan kepada banyakorang dari berbagai perusahaan.
Selama bekerja di Coca-Cola, Semba biawan terlibat dalam peroses pelatihan, memfasilitasi, meluncurkan, dan memberikan Pelatihan Program untuk para karyawan Coca-Cola seluruh Indnesia terutama para staf di bidang Penjualan & Distribusi, yaitu Manajer Pusat Penjualan, Supervisor Penjualan, dan Penjual, di samping ia juga terlibat dalam peroses yang digunakan Pusat Pembelajaran Nasional Coca-Cola.
Sampai dengan saat ini ada lebih dari 30 Pelatihan Program yang dirancang dan diberikan di Rumah atau Publik yang berhubungan dengan Kepemimpinan & Komunikasi, Penjualan & Distribusi, Layanan Pelanggan, Manajemen Sumber Daya Manusia & Manajemen Pelatihan, Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan , dan soft skill lainnya (lihat Daftar Klien untuk In-House Training, terlampir).
Di luar tugas pokoknya, Semba Biawan sejak masih di Coca-Cola hingga saat ini sering untuk menjadi pembicara (pembicara) di berbagai seminar manajemen yang diselenggarakan oleh Seminar Organizer, Lembaga Pendidikan dan Asosiasi Profesional, di samping ia juga banyak menambah di majalah dan surat Berita antara lain di Suara Karya, Bali Post, Buletin Ekonomi BAPINDO, Majalah Psikologi ANDA, dan Majalah
SWA, dan pada tahun 2007 ia menulis buku tentang Kepemimpinan & Komunikasi yang berjudul “Your Words Your Power” yang diterbitkan oleh Gramedia Group, dikirim oleh bukunya yang kedua diterbitkan oleh diterbitkanityang sama (Grup Gramedia) pada Maret 2013 yang berjudul: “Teknik Menjual Diri – Dalam Merebut Lowongan Kerja”.
