Pelatihan Report Writing

Training Report Writing mempelajari  mengenai pengertian “Laporan Efektif”, apa hakekat “Laporan” yang akan dipelajari, mengenai substansi (Apa) dan tampilan (How) sebagai 2 aspek utama laporan, mengenai laporan mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6), apa aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan, dan hal – hal lainnya terkait Report Writing.

Deskripsi

Training Report Writing

Masih ada dijumpai rancangan Laporkan yang baik susunannya tidak mengikuti pola yang standar, seperti:

• Laporan Substansi yang tidak berdasarkan data & fakta yang akurat, relevan, lengkap, bisa dipercaya.
• Laporan tidak menggunakan istilah, merespons,  bahasa Indonesia yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (YED) sehingga Laporan ini tidak mudah dibaca, dipahami, atau tidak menggunakan yang dipahami / idiom bahasa Inggris.
• Laporan Susunan yang tidak sistimatis, yang memasukkan data apa adanya tanpa diikuti oleh proses pengumpulan data, proses pengambilan kesimpulan (seperi menganalisa penyebab timbulnya deviasi atau kesenjangan antara Rencana, Realisasi), termasuk tidak memberikan rekomendasi jalan keluar dari masalah yang ditimbulkan (seperti Laporan tentang Pencapaian Hasil Produksi, Hasil Penjualan yang tidak sesuai target, atau Laporan Kemajuan tentang proyek yang disetujuinya tidak sesuai jadwal).

Tujuan Pelatihan

Setelah Mengikuti Pelatihan Report Writing ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan untuk:

• Memiliki pemahaman tentang pengertian dari “Laporan Efektif ( Report Writing )” serta jenis-jenis Laporan menurut Latar Belakang & Sasarannya.
• Memiliki pemahaman tentang persyaratan data & fakta yang digunakan dalam suatu Laporan, serta keterampilan tentang tehnik pengumpulan, pengolahan, serta analisis data, yang digunakan sebagai dasar dalam membuat kesimpulan, evaluasi jalan keluar masalah (jika ada kesenjangan antara “Target & Aktual”).
• Memiliki keahlian tentang cara menyusun format atau lay out Laporan, dengan bahasa, penilaian yang baik dan benar (Bahasa Indonesia baik bahasa Inggeris), yang menarik, mudah dibaca, dipahami, baik dalam bentuk Bahan Bacaan (termasuk proposal yang dikirim untuk atasan untuk dibaca ), serta dalam bentuk Bahan Presentasi (yang dipresentasikan di depan atasan), guna mendapat persetujuan.

Target Peserta

Penulisan Laporan Pelatihan Report Writing dirancang untuk para:

Manajer dan / atau Pengawas yang menjalan tugas berkewajiban membuat Laporan kepada Manajemen, dengan mengetengahkan data & fakta, membuat kesimpulan, membahas persetujuan jalan keluar (jika ada kesenjangan antara Rencana dan Realisasi)

Metode Pelatihan

Pelatihan Report Writing dilaksanakan dengan metode:

• Memberi penjelasan atau menerangkan materi (Tell).
• Memberi Contoh atas materi yang telah diterangkan (Tampilkan).

Selanjutnya meminta setiap peserta baik perorangan maupun grup melakukan Latihan, Mempraktekkan keterampilan yang telah disetujui (T), TELL – SHOW – DO Metode yang mencakup antara lain:

• Pra-Tes: Setiap peserta (individu) untuk membuat Laporan apa yang ada
• Game: Partisipasi Pemilih antara Data, Informasi, dan Opini
• Latihan membedakan antara Data, Informasi dan Kesimpulan
• Game: Untuk menghindari ngantuk dan tetap melarikan diri
• Latihan bagian Pendahuluan dari sebuah Laporan
• Latihan Ubah Bahasa Semi Resmi ke Bahasa Resmi
• Post-Test: Setiap peserta setuju untuk membuat Laporan yang membahas hal yang sama dengan Pre-Test tetapi dengan cara yang berbeda sesuai dengan konsep yang telah diperoleh

Outline Materi

Materi Pelatihan Report Writing yang akan dibahas adalah:

1. Pengertian “Laporan Efektif”
2. Hakekat “Laporan” yang akan dipelajari
3. Substansi (Apa) dan Tampilan (How) sebagai 2 aspek utama Laporan
4. Laporan Mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6)
5. Aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan
6. Latar belakang , Sasaran dibuatnya Laporkan.
7. Pengertian Fakta, Data, Informasi, dan Opini
8. Bagaimana proses memperoleh Data (Pencarian Fakta)
9. Memahami persyaratan Data sebagai dasar membuat kesimpulan
10. Apa yang dimaksud dengan kesimpulan dalam sebuah Laporan
11. Ketentuan-ketentuan tentang Kesimpulan
12. Mengenal 3 bentuk, dan bagaimana cara membuatnya (K1, K2, & K3)
13. Proses penyaringan data, mencari penyebab (gap), dan menemukan jalan keluar
14. Proses membuat Rekomendasi kepada atasan sebagai proposal solusi masalah
15. Laporan hasil Pencapaian dari suatu proses (Laporan Produksi, Sales dsb) – (R1)
16. Laporan Kemajuan dari suatu proses (Proyek, Program, Rencana Kerja) – (R2)
17. Laporan tentang Situasi & Kondisi (seperti Kondisi Ekonomi Global dsbnya) – (R3)
18. Surat Berita (jnformasi tentang Perusahaan, Launching Program, dsbnya) – (R4)
19. Laporan tentang suatu peristiwa (Berita / Reportase) – (R5)
20. Laporan tentang Profil Perusahaan (Visi, Misi, Rugi / Laba, dll) – (R6)
21. Contoh Format Laporan sesuai dengan jenisnya (sebagai Bahan Bacaan)
22. Bagaimana memasukkan Adonan (Laporan Substansi) ke dalam Cetakan (Format)
23. Syarat-syarat Laporan agar mudah dibaca
24. Laporan Pengelompokan Temuan, Kesimpulan, dan Jalan Keluar dalam Laporan
25. Laporan dalam bentuk Surat dan Laporan sebagai Pejabat dan Surat Pengantar.
26. Bagaimana membuat Laporan Bagian Pendahuluan (yang mengumpulkan dan yang tidak)
27. Penggunaan Bahasa Formal dan Semi Formal dalam Laporan.
28. Bahasa Indonesia yang disempurnakan (EYD)
29. Laporan Penomoran Sistem Mengenal.
30. Bagaimana membuat Laporan dalam format Bahan Presentasi.

Durasi

Durasi dan Metode pelatihan Report Writing

• Program Jangka Waktu adalah 2 (dua) hari @ 7 jam (efektif) per hari, atau berlaku 14 jam (efektif).
• Agenda harian dimulai Jam 08.30 pagi dan berakhir jam 17.00, dengan 1 jam makan siang dan 2 kali Coffee Break @ 15 menit.
• Lebih dari 50% waktu digunakan untuk Latihan dan Praktek peserta (Lihat: Agenda Program).

Agenda

Report Writing

Hari 1

08.30 – 10.00 

• • • Pembukaan pidato oleh Manajemen
    • Musik relaksasi: belajar belajar dengan otak kanan
    • Pemecah Es: uji Kemampuan Lstening
    • Program Pendahuluan (latar belakang dan sasaran)
    • Program materi garis besar
    • Latihan 1 Pra-Tes: Peserta mengumpulkan membuat Laporan yg biasa dilakukan

10.15 – 12.00

• • • Pengertian “Laporan Efektif”
    • Hakekat “Laporan” yang akan dipelajari
    • Substansi (Apa) dan Tampilan (How) sebagai 2 aspek utama Laporan
    • Game: Komando untuk menghindari ngantuk dan tetap bersemangat
    • Laporan Mengenal 6 jenis (R1, R2, R3, R4, R5, dan R6)
    • Aspek-aspek yang harus ada di masing-masing jenis Laporan

13.00 – 15.00

• • • Latar belakang dan Sasaran dibuatnya Laporkan.
    • Pengertian Fakta, Data, Informasi, dan Opini
    • Latihan 2: Membedakan Data, Informasi, Opini dan kesimpulan (latihan lisan)
    • Bagaimana proses memperoleh Data (Pencarian Fakta)
    • Memahami persyaratan Data sebagai dasar membuat kesimpulan

15.15 – 17.00

• • • Apa yang dimaksud dengan kesimpulan dalam sebuah Laporan
    • Ketentuan-ketentuan tentang Kesimpulan
    • Mengenal 3 bentuk kesimpulan, dan cara membuatnya (K1, K2, dan K3)
    • Latihan 3: Mengenal Data, Informasi, Opini dan Kesimpulan (dg Games)
    • Proses penyaringan data, mencari penyebab (gap), dan menemukan solusi

Hari ke-2

08.30 – 10.00

• Proses membuat Rekomendasi untuk atasan sebagai proposal jalan keluar
• Latihan 4: Proses penyaringan dan analisa data dan mengatur jalan keluar
• Laporan hasil Pencapaian dari suatu proses (Laporan Prod, Sales dsbnya) – (R1)
• Laporan Kemajuan dari suatu proses (Proyek, Program, Rencana Kerja) – (R2)
• Laporan tentang Situasi & Kondisi (seperti Kondisi Ekonomi Global dsbnya) – (R3)

10.15 – 12.00

• Surat Berita (jnformasi tentang Perusahaan, Launching Program, dsbnya) – (R4)
• Laporan tentang suatu peristiwa (Berita / Reportase) – (R5)
• Laporan tentang Profil Perusahaan (Visi, Misi, Rugi / Laba, dll) – (R6)
• Game: Latihan berpikir di luar kotak (mencocokkan gambar kuda & joki nya)
• Contoh Format Laporan sesuai dengan jenisnya (sebagai Bahan Bacaan)
• Bagaimana memasukkan Adonan (Laporan Substansi) ke dalam Cetakan (Format)

13.00 – 15.00

• Syarat-syarat Laporan agar mudah dibaca
• Laporan Pengelompokan Temuan, Kesimpulan, dan Jalan Keluar dalam Laporan
• Latihan 5: Memasukkan substansi Laporan ke dalam Format Laporan
• Laporan dalam bentuk Surat dan Laporan (terpisah) sebagai Pejabat
• Bagaimana membuat Laporan Bagian Pendahuluan (yang mengumpulkan dan yang tidak)

15.15 – 17.00

• • Penggunaan Bahasa Formal dan Semi Formal dalam Laporan
  • Bahasa Indonesia yang disempurnakan (EYD)
  • Game: Mengetest ketelitian (hitung angka 1 s / d 100)
  • Laporan Penomoran Sistem Mengenal
  • Bagaimana membuat Laporan dalam bentuk Bahan Presentasi
  • Latihan 6: Post – Test

Persyaratan

Semua peserta DIWAJIBKAN membawa Laptop / Notebook.

Testimoni

Beberapa Komentar dari peserta yang telah mengikuti pelatihan Report Writing :

“Hand out sudah baik”
“Trainer sangat Menguasai materi”
“Bagus”
“Baik sangat membantu”
“Baik & memadai”
“Sangat bermanfaat untuk menunjang pekerjaan Saya”
“Sukses & tingkatkan”
“Trainer baik karena menguasai materi yg diberikan & berpengalaman”
“Trainer bersemangat, paham materi & berpengalaman”
“Sangat membantu saya dalam pekerjaan, smenambah ilmu baru”
“udah cukup baik, hanya saja kalau bisa Trainernya yg usianya lebih muda kasian bapaknya. tapi semuanya sdh baik”
“Ok kok. banyak sharing pengalaman, cocock buat laporan resmi ke director dsb.”

Facilitator