How to Chair an Effective Meeting

Dalam pelaksanaan sebuah Rapat, hal-hal berikut ini masih banyak ditemui, yaitu :

Rapat terlalu sering diadakan sehingga yang terjadi, belum sempat melaksanakan hasil rapat terdahulu, sudah disusul dengan rapat yang baru ; atau yang terjadi sebaliknya yaitu rapat baru diadakan jika ada masalah.

Kasus lain yang terjadi rapat dilangsungkan berjam-jam, bertele-tele, serta melenceng dari sasaran yang telah ditetapkan atau Pemimpin rapat membiarkan perdebatan silang di antara peserta sehingga bukan membuat suasana rapat hidup, tapi menjadi ramai dengan debat kusir bahkan Rapat seringkali bukan menjaring saran dari peserta tapi hanya menyampaikan sikap yang sudah ditetapkan pemimpin rapat (Meeting berubah menjadi Briefing – Terutama jika pemimpin rapat adalah atasan peserta rapat

Sasaran Pelatihan

Setelah mengikuti Pelatihan How to Chair an Effective Meeting ini, peserta diharapkan memiliki pengetahuan untuk:

• Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang bagaimana merencanakan dan menyelenggarakan sebuah rapat atau pertemuan secara profesional dengan perencanaan yang matang, cermat dan sistimatis
• Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang tehnik memimpin sebuah rapat, sehingga rapat tidak bertele-tele dan mencapai sasaran atau efektif
• Dengan adanya kesempatan peserta untuk Praktek Memimpin Rapat, diharapkan setiap peserta akan memiliki keterampilan praktis dalam memimpin rapat di tempat kerja masing-masing

Outline Materi

Materi training yang akan di bahas topik How to Chair an Effective Meeting adalah :

1. Pengertian Rapat (Meeting), serta perbedaannya dengan Briefing
2. Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi
3. Kapan Rapat diperlukan
4. Jenis-jenis Rapat
5. Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat
6. Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan sebuah Rapat
7. Langkah-langkah yang perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat
8. Bagaimana langkah-langkah dibuat dalam format Action Plan
9. Tehnik mengecek progres persiapan penyelenggaraan Rapat
10. Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi
11. Penerapan Sifat Dasar Manusia dalam berkomunikasi dalam memimpin Rapat
12. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam Memimpin Rapat
13. Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam sebuah Rapat
14. Proses tahap demi tahap dalam memimpin Rapat
15. Tehnik mengutarakan Pendahuluan untuk menarik perhatian peserta Rapat
16. Tehnik menghadapi tipe-tipe peserta Rapat yang beragam
17. Bagaimana mengendalikan Rapat agar tidak melenceng dan bertele-tele
18. Bagaimana membuat Kesimpulan dlm bentuk Notulen Rapat
19. Cara melakukan follow up hasil Rapat

Jadwal Pelatihan

How to Chair an Effective Meeting

Hari ke-1

•          08.30 – 10.00 :

            – Sambutan Selamat datang oleh Organizer

            – Pidato pembukaan oleh Management

            – Pendahuluan Program (Latar Belakang & Sasaran)

            – Pengertian Meeting (Rapat) dan bedanya dengan Briefing

            – Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi

            – Kapan Rapat diperlukan

            – Mengenal jenis-jenis Rapat

•          10.15 – 12.00 :

            – Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat

            – Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan Rapat

            – Langkah yg perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat

            – Bagaimana membuat Action Plan yang detail

            – Cara mengecek progres aktivitas persiapan Rapat

•          13.00 – 15.00 :

            – Latihan: Peserta diminta membuat Rencana

              Penyelenggaraan sebuah Rapat Kerja Tahunan dengan

              mengguakan proses yg telah dipelajari

            – Presentasi : Setiap grup mempresentasikan hasil latihan

•          15.15 – 17.00 :

            – Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi

            – Penerapan Sifat Dasar Manusia dalamm berkounikasi

            – Hal-hal yg perlu disiapkan dalam memimpin Rapat

            – Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam Rapat

            – Latihan: Peserta diminta membuat Meeting Planner  sebagai

              pedoman interkasi dalam memimpin Rapat

            – Presentasi : Setiap grup mempresentasikan hasil latihan

Hari ke-2

•          08.30 – 10.00  :

            – Proses tahap demi tahap dlm memimpin Rapat

            – Tehnik menyampaikan Pendahuluan Rapat

            – Tehnik menghadapi berbagai tipe peserta Rapat

            – Bagaimana mengendalikan rapat agar tdk melenceng

            – Latihan : Setiap peserta diminta utk melakukan INTRO

•          10.15 – 12.00 :

            – Bagaiman membuat kesimpulan dan kesepakatan Rapat

            – Bagaimana membuat Notulen rapat yg praktis

            – Bagaimana mengecek dan follow up hasil Rapat

            – Latihan: Masing-masing peserta secara individual diminta membuat Meeting Planner

              dan memilih topik yang akan dibahas dalam Praktek Memimpin Rapat

•          13.00 – 15.00  :

            – Praktek :  Memimpin Rapat

•          15.15 – 17.00  :

            – Praktek :  Memimpin Rapat

Persyaratan Peserta

Semua peserta DIWAJIBKAN membawa Laptop/Notebook

Facilitator