Banyak SOP Writers yang tugasnya tidak hanya ”menulis” SOP, tetapi secara tidak langsung mereka juga harus mampu men ”desain” sistem dari proses yang ada dalam organisasi, dimana informasi yang diperlukan untuk mendesain sistem harus dicari sendiri. Salah satu cara untuk mendapatkan informasi tersebut adalah dengan melakukan interview terhadap seseorang yang dianggap mampu mewakili departemen yang akan dibuatkan SOP nya. Kendala yang sering dihadapi SOP Writers antara lain selain tidak tahu informasi apa yang diperlukan mereka juga harus mampu menganalisa serta memverifikasi informasi yang didapat untuk mengetahui apakah informasi yang didapat sudah mencerminkan pelaksanaan dari kebijakan organisasi untuk departemen yang bersangkutan atau belum.
Didalam proses penulisan SOP, tahap yang paling sulit dan paling melelahkan adalah mendapatkan informasi yang tepat, akurat serta relevan dengan SOP yang akan dibuat. Bagaimana menyiasati kendala-kendala yang dihadapi oleh para SOP Writers yang mungkin belum pernah atau tidak tahu sama sekali proses yang ada didalam suatu departemen tertentu yang akan dibuatkan SOP nya?
Dalam pelatihan ini peserta akan mendapatkan tips-tips untuk menghadapi kendala tersebut serta dilatih untuk menyusun questionnaires / checklist, melaksanaan wawancara untuk mendapatkan informasi yang relevan, meng ”analisa” dan mem ”verifikasi” kebenaran dari informasi yang didapat. Setelah yakin informasi yang didapatkan tersebut akurat dan tepat, SOP Writers baru bisa memulai penulisannya.
Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta diharapkan :
- Lebih memahami pentingnya pengetahuan mengenai proses dan sistem dalam penulisan SOP
- Lebih memahami peran Bussiness Process dalam penulisan SOP
- Mampu menyusun pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan ke wakil departemen yang akan dibuatkan SOP nya
- Memahami cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara lebih efektif ke wakil departemen untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam rangka penulisan SOP.
- Mampu menganalisa serta memverifikasi informasi yang didapat.
- Mampu menuliskan SOP secara lengkap dari informasi yang telah didapatkan.
Outline
- Lebih mendalami konsep pendekatan proses dan sistem
- Membuat Business Process dan menetapkan SOP yang akan dibuat
- Merancang checklist/questionnaires untuk mendapatkan informasi yang relevan
- Melakukan wawancara dengan wakil departemen yang akan dibuatkan SOP nya
- Menganalisa dan memverifikasi informasi yang didapat
- Membuat draft SOP
Metode Pelatihan
Partisipatif, latihan individu, latihan / diskusi kelompok.
Peserta :
- Para SOP Writers yang sudah memahami apa itu SOP beserta elemen-elemen yang mempengaruhi SOP, serta sudah mengetahui cara membuat Flowchart
- Para SOP writers yang bertugas untuk menuliskan SOP dari departemen / bagian / seksi lain yang bukan departemen / bagian / seksi nya sendiri.
- Siapa saja yang berminat untuk memahami lebih jauh tentang penulisan SOP
