training ga

Training General Affair (GA) Professional kita akan pelajari Peran dan fungsi General Affair, Dimensi Mutu GA & Konsep Audit internal, Penyusunan Key Performance Indicator General Affair, Coaching & Conseling KPI General Affairs dan masih banyak lagi materi yang akan kita bahas dalam pelatihan Training General Affair. General Affair atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Divisi General Affair merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM. Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), GA juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal). Sasaran Pelatihan Memahami fungsi dan peran General Affairs di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi Memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas GA Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan Mengerti cara menetapkan kompetensi standar yang dibutuhkan bagi para professional General Affairs Memahami Key Performance Indicator GA Officer Memahami metode Coaching & Conseling Implementation Memahami konsep Time management Memahami Komunikasi yang efektif di tempat kerja Mampu melakukan negosisiasi dengan baik Memahami konsep Disain lay out Office room Memahami konsep Audit Internal Mampu melakukan Continuous Improvement di tempat kerja Target Peserta Bagian General Affair Industrial Relation Manager atau Officer dan Staff Manager Non HR yang berminat mempelajari GA & IR Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai Industrial Relation Management Karyawan lain yang berkaitan dengan dan /atau yang mengelola SDM (misal: General Affairs; Industrial Relation; Humas; dlsb) Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan SDM General Affairs yang ingin meningkatkan kualitas kinerjanya Outline Materi HARI PERTAMA 09.00 – 12.00 WIB Peran dan fungsi General Affair Dimensi Mutu GA & Konsep Audit internal Struktur organisasi dan Skill Kompetensi General Affairs 13.00 – 15.00 WIB Penyusunan Key Performance Indicator General Affair Coaching & Conseling KPI General Affairs HARI KEDUA 09.00 – 12.00 WIB Komunikasi efektif di tempat kerja Menciptakan Tempat Kerja Excellence  ( 5S ) Time management Implementation General Affairs 13.00 – 15.00 WIB Continuous Improvement General Affairs Negotiation skill Fundamentals Facilitator Surachman. ST.,MT Surachman. ST.,MT Adalah Profesional konsultan yang telah memiliki pengalaman sebagai praktisi industri lebih dari 22 tahun. Serta lebih dari 7 tahun sebagai konsultan manajemen, yang telah membantu banyak perusahaan Nasional dan Multinasional dalam program peningkatan daya saing perusahaan. Diharapkan dengan wawasan dan pengalaman yang luas dari para instruktur akan memberikan wawasan, inspirasi dan kompetensi baru bagi para peserta training sehingga nantinya dapat diterapkan diperusahaan tempatnya bekerja. Surachman memiliki latar belakang Sarjana Teknik Mesin, dan Magister Teknik Industri, Sebagai lulusan AOTS Association for Overseas Technical Scholarship Japan. Yokohama Kenshu center pada bidang Quality Improvement Berpengalaman pada dunia industri manufaktur, Jabatan terakhir adalah Dept Manager Quality Management dan Management Refresentative pada sebuah perusahaan multinasional, Berpengalaman dalam proses pengembangan, Managerial Skill, TPM Quality Management System ISO 9001:2000, ISO TS 16949, Environment Management System 14000:2004, Business & Organization Excellence, Performance Management (Key Performance Indicator), Supplier Development, 5S, Quality innovation, dan Total Quality Management System.

Training General Affair (GA) mempelajari bagaimana ruang lingkup pekerjaan GA, bagaimana fungsi dan tanggung jawab GA, hal-hal yang menjadi tantangan di bagian GA, bagaimana motivasi dan persiapan mental bagi personel di GA, dan hal lainnya terkait GA. Deskripsi Peran General Affair (GA) dalam suatu perusahaan pada umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran departemen produksi yang secara langsung menghasilkan profit bagi perusahaan. Padahal sebagai supporting unit, GA memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal. Supaya tugas operasional perusahaan berjalan lancar, general affair harus memahami semua tugas, dapat melaksanakan secara efektif, efisien. GA adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi, pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana biasanya dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Karakteristik pekerjaan dari GA adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas, keterampilan teknis yang umum, dituntut memiliki kompetensi yang baik, yang mampu menjalankan semua tugas, tanggung jawab secara baik. Training GA ini akan membekali peserta agar kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi, berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat mendukung tercapainya visi,  misi perusahaan secara efektif, efisien. Tujuan Pelatihan Pelatihan ini akan membahas mengenai General Affair  yang diselenggarakan selama 2 hari. Adapun tujuan pelatihan ini adalah sebagai berikut: Untuk memberi pemahaman tentang tanggung jawab, tugas departemen General Affair sehingga peserta dapat meningkatkan kinerjanya. Untuk memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam departemen General Affair, bisa menyelesaikan masalah – masalah tersebut. Peserta akan mempunyai kesiapan mental,  motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat sebagai supporting unit. Peserta akan memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional Peserta akan mempunyai skill untuk berhubungan dengan departemen lain, juga pihak external perusahaan. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan. Sasaran Pelatihan Dapat memahami tugas dan tanggung jawab personel General Affair dengan skala waktu pengerjaannya. Dapat mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk personel General Affair. Dapat memahami konsep time management. Dapat memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik. Dapat memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik. Dapat memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien. Dapat memahami penggunaan sistem penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor. Dapat menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit dalam ruang lingkup GA. Dapat menganalisis faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut. Target Peserta Mahasiswa tingkat akhir yang ingin berkarir sebagai HRGA maupun pengelolaan GA GA Officer, GA Staff, GA Group Leader, GA Supervisor, GA Coordinator, GA Section Head, GA Superintendent, dan GA Manager Personel General Affair (GA) Departemen Personel Human Resources & General Affair (HRGA) Departemen Manager Non GA yang berminat mempelajari General Affair Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai General Affair Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan General Affair Metode Pelatihan Presentasi Diskusi Konsultatif Sharing Pengalaman Studi Kasus Praktek Penyusunan KPI GA Keunggulan Metode Pelatihan Presentasi Penyampaian materi dilakukan melalui pendekatan Neuro Linguistic Programming agar efektif. Penyampaian diberikan dengan Experiential Method, sehingga benar benar merupakan hologram kondisi yang sesuai dengan lingkungan kerja di perusahaan. Penyampaian materi menggunakan akses Visual, Auditory, dan Kinestethic peserta baik secara multimedia maupun manual learning. Penyampaian materi disampaikan dengan fokus implementasi dan bukan wacana serta bukan sekedar insight belaka. Outline Materi Ruang Lingkup pekerjaan General Affair Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair Hal-hal yang menjadi tantangan di bagian General Affair Motivasi dan persiapan mental bagi personel di General Affair Bagaimana bagian GA dapat berkoordinasi dengan seluruh departemen dan mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal Melaksanakan tugas rutin/insidentil serta perencanaan dan antisipasinya Masalah-masalah yang timbul di General Affair Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll Penyediaan dan pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery) Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung/General Cleaner Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/driver/Pool dan perparkiran Pelaksanaan kebersihan, & penanganan Kebersihan (Cleaning Service) gedung/kantor sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting ruang kerja Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water / Limbah, Event khusus seperti Gathering, lebaran, liburan, ulang tahun, momentum suka cita dan dua cita dll. Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan, dll. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Security) Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing) Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, External Auditor, Demonstrasi / Unjuk Rasa) KPI untuk General Affair Operation Kepengurusan Tenaga Kerja Asing Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical) Berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll) Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan maupun saluran komunikasi (telepon, fax, Surat, dll) dan Receptionist serta keluar masuk Tamu Facilitator Sudibyo Aji Narendra Buwana, SE.,M.Si.,CPHRM Latar belakang pendidikan beliau adalah S1 Manajemen Sumber Daya Manusia dan S2 Administrasi Publik. Beliau mempunyai pengalaman lebih dari 12 tahun di industri pertambangan batu bara maupun pertambangan nickel pada bidang Manajemen Sumber Daya Manusia, General Affair, Corporate Social Responsibilty, Community Development, Kesehatan & Keselamatan Kerja. Selain itu juga pernah aktif mengajar sebagai dosen Manajemen Sumber Daya Manusia maupun Kesehatan & Keselamatan Kerja di Universitas Ma Chung, Malang serta sering memberikan pelatihan kepada mahasiswa di beberapa universitas/perguruan tinggi lainnya. Beliau kerap kali memberikan pelatihan inhouse dan public training di beberapa perusahaan. Beliau merupakan Asesor Kompetensi LSP IKI – BNSP dan juga merupakan Trainer dan Konsultan yang terdaftar sebagai Master Trainer yang bersertifikasi BNSP dengan No. Reg. ITM. 045 01030 2016.