training general affair

Panduan Lengkap Key Performance Indicator (KPI) General Affair untuk Meningkatkan Efektivitas Operasional Kantor

Leave a Comment / Artikel
Panduan Lengkap Key Performance Indicator (KPI) General Affair untuk Meningkatkan Efektivitas Operasional Kantor

Panduan Lengkap Key Performance Indicator (KPI) General Affair untuk Meningkatkan Efektivitas Operasional Kantor Dalam banyak organisasi modern, General Affair (GA) sering dianggap sebagai unit administratif yang bekerja di balik layar. Namun dalam praktik profesional, peran GA jauh lebih strategis. Divisi ini bertanggung jawab memastikan berbagai aspek operasional perusahaan berjalan lancar — mulai dari pengelolaan fasilitas kantor, layanan internal karyawan, hingga koordinasi kebutuhan operasional berbagai departemen. Di sinilah pentingnya Key Performance Indicator (KPI) General Affair. Tanpa indikator kinerja yang jelas, kontribusi GA terhadap efisiensi organisasi sering kali sulit diukur secara objektif. Sebaliknya, dengan sistem KPI yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa fungsi General Affair benar-benar mendukung produktivitas dan keberlangsungan operasional perusahaan secara optimal. Artikel ini akan membahas bagaimana KPI dapat membantu meningkatkan efektivitas kinerja General Affair serta bagaimana organisasi dapat mengimplementasikannya secara praktis. Memahami Peran Strategis General Affair dalam Organisasi General Affair pada dasarnya merupakan supporting unit yang menyediakan berbagai layanan operasional bagi seluruh unit kerja di perusahaan. Karena sifatnya yang bersifat shared service, GA sering menjadi penghubung antara kebutuhan operasional perusahaan dengan implementasi di lapangan. Beberapa tanggung jawab utama GA dalam organisasi antara lain: Pengelolaan fasilitas kantor dan sarana kerja Pengaturan layanan administrasi operasional Manajemen aset dan inventaris perusahaan Koordinasi kebutuhan operasional berbagai departemen Pengelolaan vendor atau penyedia layanan eksternal Dukungan operasional terhadap kegiatan HR dan hubungan industrial Dalam banyak perusahaan industri atau perusahaan padat karya, GA bahkan turut terlibat dalam pengelolaan hubungan industrial serta koordinasi dengan masyarakat sekitar lokasi operasional. Karena luasnya cakupan tanggung jawab tersebut, pekerjaan GA sering disebut sebagai “job matrix” — di mana seorang profesional GA harus mampu menangani berbagai persoalan operasional secara simultan. Mengapa KPI General Affair Penting di Dunia Kerja Modern Di era organisasi modern yang semakin menuntut efisiensi dan akuntabilitas, setiap fungsi dalam perusahaan perlu memiliki indikator kinerja yang terukur. Hal ini juga berlaku bagi fungsi General Affair. Menurut konsep performance management yang dikemukakan oleh Robert S. Kaplan dan David Norton dalam kerangka Balanced Scorecard, setiap unit organisasi harus memiliki indikator yang jelas untuk memastikan aktivitas operasional selaras dengan strategi perusahaan. Tanpa KPI yang jelas, beberapa risiko berikut dapat terjadi: Kinerja GA sulit dievaluasi secara objektif Prioritas kerja tidak terdefinisi dengan baik Sulit mengukur efektivitas layanan internal Potensi pemborosan operasional tidak terdeteksi Sebaliknya, ketika KPI diterapkan dengan baik, organisasi dapat memperoleh beberapa manfaat penting: meningkatkan kualitas layanan internal meningkatkan efisiensi operasional memperkuat koordinasi antar departemen memastikan penggunaan sumber daya yang lebih optimal Dengan kata lain, KPI General Affair berfungsi sebagai alat navigasi bagi organisasi dalam mengelola operasional kantor secara profesional. Dimensi Penting dalam Menyusun KPI General Affair Dalam praktik manajemen operasional, indikator kinerja GA umumnya mencakup beberapa dimensi utama. Efisiensi Operasional Dimensi ini berkaitan dengan kemampuan GA dalam mengelola sumber daya secara efisien. Contoh indikatornya antara lain: tingkat efisiensi biaya operasional kantor pengendalian anggaran fasilitas efisiensi pengelolaan aset dan inventaris Efisiensi operasional menjadi sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki biaya operasional besar seperti manufaktur atau perusahaan dengan jumlah karyawan yang tinggi. Kualitas Layanan Internal Sebagai unit yang melayani banyak departemen, GA perlu memastikan kualitas layanan internal tetap terjaga. Indikator yang dapat digunakan antara lain: tingkat kepuasan internal user kecepatan respon terhadap permintaan layanan efektivitas koordinasi antar unit kerja Pendekatan ini sering dikenal sebagai internal service excellence, di mana departemen pendukung diperlakukan sebagai penyedia layanan bagi unit kerja lainnya. Manajemen Fasilitas dan Infrastruktur GA juga memiliki peran penting dalam memastikan fasilitas kerja perusahaan berada dalam kondisi optimal. Indikator yang dapat digunakan misalnya: tingkat ketersediaan fasilitas kerja waktu penyelesaian perbaikan fasilitas efektivitas pengelolaan vendor atau penyedia layanan eksternal Manajemen fasilitas yang baik berkontribusi langsung pada produktivitas karyawan. Kepatuhan dan Tata Kelola Operasional Dalam organisasi modern, aspek compliance juga menjadi perhatian penting. Oleh karena itu KPI GA dapat mencakup indikator seperti: kepatuhan terhadap prosedur operasional perusahaan keberhasilan pelaksanaan audit internal efektivitas pengelolaan dokumen operasional Pendekatan ini sejalan dengan prinsip good corporate governance yang banyak diterapkan oleh perusahaan modern. Studi Kasus: Implementasi KPI GA dalam Operasional Perusahaan Sebuah perusahaan manufaktur dengan lebih dari 1.000 karyawan pernah menghadapi masalah operasional yang cukup serius. Permasalahan utama bukan terletak pada produksi, tetapi pada ketidakefisienan layanan operasional kantor. Keluhan karyawan terkait fasilitas kerja meningkat, proses perbaikan fasilitas sering lambat, dan biaya operasional kantor terus meningkat tanpa kontrol yang jelas. Setelah dilakukan evaluasi, perusahaan menemukan bahwa divisi GA tidak memiliki indikator kinerja yang jelas. Aktivitas kerja berjalan secara reaktif tanpa prioritas yang terukur. Perusahaan kemudian melakukan beberapa langkah perbaikan: menyusun KPI General Affair berbasis operasional menerapkan sistem monitoring layanan internal mengimplementasikan prinsip continuous improvement dalam pengelolaan fasilitas Hasilnya cukup signifikan. Dalam waktu satu tahun: tingkat kepuasan layanan internal meningkat biaya operasional kantor menurun sekitar 12% waktu penyelesaian masalah fasilitas berkurang hampir 40% Studi kasus ini menunjukkan bahwa pengelolaan GA yang berbasis KPI dapat memberikan dampak nyata terhadap efisiensi organisasi. Praktik Terbaik untuk Meningkatkan Kinerja General Affair Selain KPI, ada beberapa pendekatan manajemen yang terbukti efektif dalam meningkatkan kinerja GA. Implementasi Prinsip 5S Konsep 5S yang berasal dari praktik manajemen Jepang dapat membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih tertata dan efisien. 5S terdiri dari: Seiri (Sort) Seiton (Set in Order) Seiso (Shine) Seiketsu (Standardize) Shitsuke (Sustain) Metode ini banyak digunakan dalam sistem lean management untuk meningkatkan efisiensi operasional. Penerapan Time Management yang Efektif Karena sifat pekerjaan GA yang kompleks dan multitasking, manajemen waktu menjadi kompetensi penting. Profesional GA perlu mampu: memprioritaskan pekerjaan mengelola permintaan layanan internal mengatur koordinasi dengan vendor atau pihak eksternal Pendekatan ini membantu memastikan pekerjaan operasional tidak mengganggu fokus pada tugas strategis. Continuous Improvement Dalam praktik profesional, kinerja GA tidak boleh stagnan. Pendekatan continuous improvement memungkinkan organisasi untuk terus meningkatkan kualitas layanan operasional. Hal ini dapat dilakukan melalui: evaluasi berkala terhadap proses operasional audit internal fasilitas dan layanan perbaikan sistem kerja secara bertahap Pendekatan ini sejalan dengan filosofi Kaizen yang banyak digunakan dalam manajemen kualitas modern. Kesimpulan Meskipun sering berada di balik layar, General Affair merupakan elemen penting dalam menjaga kelancaran operasional organisasi. Tanpa pengelolaan GA yang efektif, berbagai aktivitas bisnis dapat terganggu. Implementasi Key Performance Indicator (KPI) General Affair menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa fungsi GA

Optimalisasi Kinerja General Affair: Strategi KPI dan Praktik Profesional untuk Operasional Efektif

Leave a Comment / Artikel
Optimalisasi Kinerja General Affair Strategi KPI dan Praktik Profesional untuk Operasional Efektif

Mengapa Kinerja dan KPI General Affair Penting Divisi General Affair (GA) adalah tulang punggung operasional internal perusahaan. GA menangani layanan internal, fasilitas kantor, koordinasi antar departemen, dan dukungan HR. Kompleksitas tugas ini menuntut pengukuran kinerja secara objektif agar kontribusi GA terhadap produktivitas organisasi maksimal. Key Performance Indicator (KPI) GA menjadi alat strategis untuk: Mengukur efektivitas kerja GA secara akurat Memprioritaskan area yang perlu peningkatan Meningkatkan efisiensi layanan internal Menyelaraskan aktivitas GA dengan tujuan organisasi Selain KPI, kompetensi GA seperti coaching & counseling, time management, continuous improvement, komunikasi efektif, negotiation, audit internal, dan desain layout office juga krusial. Peran Strategis General Affair dalam Organisasi GA bukan hanya unit administratif. Peran strategisnya meliputi: Pengelolaan fasilitas dan inventaris perusahaan Koordinasi layanan internal antar departemen Dukungan HR dan Hubungan Industrial (IR) Desain layout kantor untuk mendukung produktivitas Audit internal untuk memastikan kepatuhan dan kualitas layanan Seorang profesional GA harus mampu menangani berbagai tugas sekaligus (job matrix) dan bekerja secara proaktif. Materi Pelatihan GA Profesional yang Relevan Berdasarkan outline terbaru, materi utama mencakup: Peran dan Fungsi General Affair Memahami fungsi GA sebagai unit pendukung strategis Menyelaraskan tugas GA dengan strategi organisasi Mengidentifikasi area layanan yang perlu peningkatan KPI GA Officer Menetapkan indikator kinerja GA berbasis efisiensi, kualitas layanan, dan kepatuhan Integrasi KPI dengan audit internal dan evaluasi performa Coaching & Counseling Teknik coaching untuk pengembangan kompetensi GA Counseling untuk meningkatkan efektivitas tim Time Management & Continuous Improvement Mengelola pekerjaan multitasking GA dengan efektif Penerapan continuous improvement untuk kualitas layanan dan operasional Komunikasi Efektif & Negotiation Skills Komunikasi profesional antar departemen Negosiasi dengan vendor dan internal agar kebutuhan organisasi terpenuhi 5S Workplace & Desain Layout Office Room Menciptakan lingkungan kerja rapi, efisien, dan produktif Menata layout kantor agar mendukung koordinasi dan kolaborasi Audit Internal Menjamin kepatuhan prosedur operasional Mengidentifikasi area perbaikan berdasarkan audit Studi Kasus Implementasi KPI GA Sebuah perusahaan manufaktur menghadapi masalah layanan internal lambat dan biaya operasional tinggi. Tim GA belum memiliki KPI dan belum menerapkan prinsip manajemen modern. Langkah perbaikan: Menetapkan KPI berbasis layanan internal, efisiensi, dan continuous improvement Melatih tim GA melalui coaching & counseling Menerapkan 5S dan penataan layout kantor Memperkuat time management dan komunikasi efektif Hasilnya: Kepuasan layanan internal meningkat 25% Waktu penyelesaian permintaan fasilitas berkurang 40% Biaya operasional lebih terkendali Tim GA lebih proaktif dan kompeten Praktik Terbaik untuk Optimalisasi Kinerja GA Terapkan KPI SMART – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound Integrasi KPI dengan audit internal untuk memantau efektivitas layanan Coaching & Counseling untuk meningkatkan kompetensi tim Continuous Improvement secara rutin Implementasi 5S dan desain layout kantor yang ergonomis Latih soft skill GA: komunikasi efektif, negosiasi, dan koordinasi Dengan strategi ini, GA berubah dari unit pendukung menjadi fungsi strategis yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi. Kesimpulan Divisi General Affair adalah kunci operasional organisasi. Dengan KPI yang jelas dan penerapan strategi profesional—termasuk coaching, time management, 5S, continuous improvement, komunikasi efektif, negosiasi, dan audit internal—GA dapat meningkatkan kualitas layanan, efisiensi, dan kontribusi strategis perusahaan. Tingkatkan kompetensi tim General Affair Anda melalui program GA Professional Training, yang membekali peserta dengan KPI, manajemen operasional, dan strategi peningkatan kinerja GA secara profesional dan praktis.

Strategi Meningkatkan Kinerja General Affair: Time Management, Continuous Improvement, dan 5S di Tempat Kerja

Leave a Comment / Artikel
Strategi Meningkatkan Kinerja General Affair Time Management, Continuous Improvement, dan 5S di Tempat Kerja

Dalam banyak organisasi modern, keberhasilan operasional perusahaan sering kali tidak hanya ditentukan oleh strategi bisnis atau kinerja penjualan, tetapi juga oleh seberapa efektif fungsi pendukung organisasi bekerja. Salah satu fungsi yang memiliki peran krusial dalam menjaga stabilitas operasional perusahaan adalah General Affair (GA). Divisi General Affair bertanggung jawab memastikan berbagai kebutuhan operasional kantor berjalan dengan baik—mulai dari pengelolaan fasilitas, layanan administrasi, hingga koordinasi berbagai kebutuhan internal organisasi. Kompleksitas tanggung jawab tersebut membuat peran GA sering disebut sebagai job matrix, karena dalam satu waktu seorang profesional GA dapat menghadapi berbagai tugas sekaligus. Dalam konteks ini, peningkatan kinerja General Affair menjadi sangat penting. Perusahaan membutuhkan pendekatan manajemen yang sistematis agar layanan operasional tetap efisien, responsif, dan mendukung produktivitas organisasi secara keseluruhan. Beberapa pendekatan yang terbukti efektif dalam meningkatkan kinerja GA adalah time management, continuous improvement, dan penerapan prinsip 5S di tempat kerja. Peran Strategis General Affair dalam Operasional Perusahaan Secara umum, General Affair berfungsi sebagai supporting unit yang memberikan layanan operasional kepada seluruh unit kerja di perusahaan. GA tidak hanya menangani administrasi kantor, tetapi juga memastikan lingkungan kerja tetap kondusif bagi aktivitas bisnis. Beberapa tanggung jawab utama GA meliputi: pengelolaan fasilitas kantor manajemen aset dan inventaris perusahaan pengelolaan vendor layanan operasional koordinasi kebutuhan operasional antar departemen dukungan kegiatan HR dan hubungan industrial Dalam banyak perusahaan manufaktur atau perusahaan dengan jumlah karyawan besar, GA juga sering terlibat dalam pengelolaan hubungan industrial serta koordinasi dengan masyarakat sekitar lingkungan operasional. Karena luasnya cakupan pekerjaan tersebut, kinerja GA sangat memengaruhi kelancaran aktivitas organisasi secara keseluruhan. Mengapa Peningkatan Kinerja General Affair Menjadi Penting Dalam dunia kerja modern yang semakin dinamis, perusahaan dituntut untuk beroperasi secara efisien, responsif, dan terorganisir dengan baik. Unit pendukung seperti General Affair harus mampu menyesuaikan diri dengan tuntutan tersebut. Tanpa pengelolaan yang efektif, beberapa masalah berikut sering muncul: keterlambatan penyelesaian masalah fasilitas kantor koordinasi layanan operasional yang kurang optimal pemborosan biaya operasional ketidakpuasan karyawan terhadap layanan internal Sebaliknya, ketika fungsi GA dikelola dengan baik, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti: peningkatan efisiensi operasional lingkungan kerja yang lebih produktif pengelolaan fasilitas yang lebih optimal kualitas layanan internal yang lebih baik Oleh karena itu, organisasi perlu menerapkan pendekatan manajemen yang mampu meningkatkan efektivitas kerja tim General Affair. Time Management: Kompetensi Penting bagi Profesional General Affair Salah satu tantangan terbesar dalam pekerjaan GA adalah banyaknya tugas yang harus ditangani secara bersamaan. Permintaan layanan dari berbagai departemen sering datang secara simultan, sehingga manajemen waktu menjadi kompetensi yang sangat penting. Menurut konsep time management dalam manajemen organisasi, pengelolaan waktu yang efektif memungkinkan individu untuk mengoptimalkan prioritas pekerjaan dan mengurangi potensi keterlambatan dalam penyelesaian tugas. Bagi profesional General Affair, penerapan time management dapat dilakukan melalui beberapa langkah praktis: Menentukan prioritas pekerjaan operasional Permintaan layanan yang bersifat mendesak perlu diprioritaskan agar tidak mengganggu aktivitas organisasi. Membuat sistem monitoring pekerjaan Penggunaan checklist atau sistem tracking dapat membantu memastikan setiap tugas tertangani dengan baik. Mengatur koordinasi dengan vendor secara terstruktur Banyak aktivitas GA melibatkan pihak eksternal seperti vendor fasilitas atau penyedia layanan operasional. Dengan pengelolaan waktu yang baik, profesional GA dapat bekerja lebih terstruktur dan responsif terhadap kebutuhan organisasi. Menerapkan Prinsip 5S untuk Menciptakan Workplace Excellence Selain manajemen waktu, peningkatan kinerja GA juga dapat dilakukan melalui penerapan konsep 5S di lingkungan kerja. 5S merupakan metode pengelolaan tempat kerja yang berasal dari praktik manajemen Jepang dan banyak digunakan dalam sistem lean management. Prinsip 5S terdiri dari: Seiri (Sort) Memilah barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Seiton (Set in Order) Menata fasilitas dan perlengkapan kerja agar mudah diakses. Seiso (Shine) Menjaga kebersihan lingkungan kerja secara rutin. Seiketsu (Standardize) Menetapkan standar operasional dalam menjaga kerapian dan kebersihan. Shitsuke (Sustain) Membentuk disiplin untuk mempertahankan standar tersebut secara berkelanjutan. Dalam konteks operasional kantor, penerapan 5S membantu menciptakan lingkungan kerja yang: lebih rapi dan terorganisir meningkatkan efisiensi aktivitas kerja meminimalkan pemborosan waktu Bagi tim General Affair, 5S juga mempermudah pengelolaan fasilitas dan inventaris perusahaan. Continuous Improvement dalam Pengelolaan Operasional Kantor Selain time management dan 5S, pendekatan continuous improvement juga sangat relevan dalam meningkatkan kinerja General Affair. Konsep continuous improvement atau Kaizen menekankan bahwa perbaikan proses kerja harus dilakukan secara berkelanjutan. Pendekatan ini banyak digunakan dalam sistem manajemen kualitas modern seperti Total Quality Management (TQM). Dalam konteks General Affair, continuous improvement dapat diterapkan melalui beberapa cara: melakukan evaluasi rutin terhadap proses operasional kantor mengidentifikasi potensi pemborosan biaya operasional meningkatkan sistem layanan internal kepada karyawan memperbaiki prosedur pengelolaan fasilitas dan vendor Pendekatan ini membantu organisasi memastikan bahwa layanan operasional terus berkembang dan mampu mengikuti kebutuhan perusahaan yang dinamis. Ilustrasi Praktis: Transformasi Operasional GA Sebuah perusahaan distribusi dengan lebih dari 500 karyawan pernah menghadapi masalah operasional yang cukup serius. Keluhan terkait fasilitas kantor meningkat, permintaan layanan internal sering terlambat ditangani, dan koordinasi antar departemen kurang efektif. Setelah dilakukan evaluasi, perusahaan menemukan bahwa tim GA belum memiliki sistem kerja yang terstruktur. Perusahaan kemudian melakukan beberapa langkah perbaikan: menerapkan sistem time management berbasis prioritas kerja mengimplementasikan program 5S workplace melakukan evaluasi operasional melalui pendekatan continuous improvement Dalam waktu beberapa bulan, perusahaan melihat perubahan yang signifikan. Permintaan layanan internal dapat diselesaikan lebih cepat, biaya operasional lebih terkendali, dan tingkat kepuasan karyawan terhadap fasilitas kerja meningkat. Kasus ini menunjukkan bahwa peningkatan kinerja GA dapat memberikan dampak nyata terhadap efisiensi operasional perusahaan. Kesimpulan General Affair merupakan fungsi penting dalam menjaga stabilitas operasional organisasi. Meskipun sering dianggap sebagai unit pendukung, kontribusi GA sangat menentukan kelancaran aktivitas bisnis sehari-hari. Untuk meningkatkan efektivitas perannya, organisasi perlu menerapkan pendekatan manajemen yang sistematis. Time management, prinsip 5S, dan continuous improvement merupakan tiga strategi yang terbukti efektif dalam meningkatkan kinerja General Affair. Dengan pengelolaan yang lebih terstruktur, divisi General Affair tidak hanya berfungsi sebagai penyedia layanan administratif, tetapi juga menjadi bagian penting dalam menciptakan operasional organisasi yang efisien, produktif, dan berkelanjutan. Bagi profesional General Affair atau organisasi yang ingin meningkatkan kompetensi dalam pengelolaan operasional kantor, pemahaman yang lebih mendalam mengenai praktik manajemen GA dapat membantu meningkatkan kualitas layanan internal serta efektivitas operasional perusahaan secara keseluruhan.

Online Training : General Affairs Management Development Program

Managerial Skills Training

Fungsi General Affairs ( GA ) di Organisasi merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas tugas yang kompleks karena memberikan layanan baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lain. Namun dibanyak perusahaan fungsi GA sering dianggap remeh dan kurang dihargai, kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Apa yang harus dilakukan oleh General Affairs sebagai fungsi dengan peran sebagai supporting function? Dalam pelatihan dua hari ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari GA dalam mendukung sasaran dan strategi organisasi. Apa yang harus dilakukan agar fungsi GA lebih diakui perannya dalam mendukung sasaran organisasi? Sasaran Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan : Memahami fungsi dan peran  manajerial GA di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi ( service excellence ) dari General Affairs. Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs. Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional  General Affairs Outline Materi Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi Fungsi dan peran General Affairs dilihat dari sisi proses dan sistem Memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain. Mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam Penanganan kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan masalah perijinan Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan Penanganan Fasilitas dan Jaminan Sosial Pengelolaan fasiitas perusahaan Menetapkan area manajerial internal GA yang masih perlu ditingkatkan Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional GA Peserta Profesional General Affairs Facilitator

Online Training : General Affair (GA) Professional

Human Resource Training

Training General Affair (GA) Professional kita akan pelajari Peran dan fungsi General Affair, Dimensi Mutu GA & Konsep Audit internal, Penyusunan Key Performance Indicator General Affair, Coaching & Conseling KPI General Affairs dan masih banyak lagi materi yang akan kita bahas dalam pelatihan Training General Affair. General Affair atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Divisi General Affair merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM. Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), GA juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal). Sasaran Pelatihan Memahami fungsi dan peran General Affairs di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi Memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas GA Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan Mengerti cara menetapkan kompetensi standar yang dibutuhkan bagi para professional General Affairs Memahami Key Performance Indicator GA Officer Memahami metode Coaching & Conseling Implementation Memahami konsep Time management Memahami Komunikasi yang efektif di tempat kerja Mampu melakukan negosisiasi dengan baik Memahami konsep Disain lay out Office room Memahami konsep Audit Internal Mampu melakukan Continuous Improvement di tempat kerja Target Peserta Bagian General Affair Industrial Relation Manager atau Officer dan Staff Manager Non HR yang berminat mempelajari GA & IR Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai Industrial Relation Management Karyawan lain yang berkaitan dengan dan /atau yang mengelola SDM (misal: General Affairs; Industrial Relation; Humas; dlsb) Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan SDM General Affairs yang ingin meningkatkan kualitas kinerjanya Outline Materi HARI PERTAMA 09.00 – 12.00 WIB Peran dan fungsi General Affair Dimensi Mutu GA & Konsep Audit internal Struktur organisasi dan Skill Kompetensi General Affairs 13.00 – 15.00 WIB Penyusunan Key Performance Indicator General Affair Coaching & Conseling KPI General Affairs HARI KEDUA 09.00 – 12.00 WIB Komunikasi efektif di tempat kerja Menciptakan Tempat Kerja Excellence  ( 5S ) Time management Implementation General Affairs 13.00 – 15.00 WIB Continuous Improvement General Affairs Negotiation skill Fundamentals Facilitator Surachman. ST.,MT Surachman. ST.,MT Adalah Profesional konsultan yang telah memiliki pengalaman sebagai praktisi industri lebih dari 22 tahun. Serta lebih dari 7 tahun sebagai konsultan manajemen, yang telah membantu banyak perusahaan Nasional dan Multinasional dalam program peningkatan daya saing perusahaan. Diharapkan dengan wawasan dan pengalaman yang luas dari para instruktur akan memberikan wawasan, inspirasi dan kompetensi baru bagi para peserta training sehingga nantinya dapat diterapkan diperusahaan tempatnya bekerja. Surachman memiliki latar belakang Sarjana Teknik Mesin, dan Magister Teknik Industri, Sebagai lulusan AOTS Association for Overseas Technical Scholarship Japan. Yokohama Kenshu center pada bidang Quality Improvement Berpengalaman pada dunia industri manufaktur, Jabatan terakhir adalah Dept Manager Quality Management dan Management Refresentative pada sebuah perusahaan multinasional, Berpengalaman dalam proses pengembangan, Managerial Skill, TPM Quality Management System ISO 9001:2000, ISO TS 16949, Environment Management System 14000:2004, Business & Organization Excellence, Performance Management (Key Performance Indicator), Supplier Development, 5S, Quality innovation, dan Total Quality Management System.

General Affair (GA)

Human Resource Training

Training General Affair (GA) mempelajari bagaimana ruang lingkup pekerjaan GA, bagaimana fungsi dan tanggung jawab GA, hal-hal yang menjadi tantangan di bagian GA, bagaimana motivasi dan persiapan mental bagi personel di GA, dan hal lainnya terkait GA. Deskripsi Peran General Affair (GA) dalam suatu perusahaan pada umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran departemen produksi yang secara langsung menghasilkan profit bagi perusahaan. Padahal sebagai supporting unit, GA memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal. Supaya tugas operasional perusahaan berjalan lancar, general affair harus memahami semua tugas, dapat melaksanakan secara efektif, efisien. GA adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi, pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana biasanya dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Karakteristik pekerjaan dari GA adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas, keterampilan teknis yang umum, dituntut memiliki kompetensi yang baik, yang mampu menjalankan semua tugas, tanggung jawab secara baik. Training GA ini akan membekali peserta agar kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi, berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat mendukung tercapainya visi,  misi perusahaan secara efektif, efisien. Tujuan Pelatihan Pelatihan ini akan membahas mengenai General Affair  yang diselenggarakan selama 2 hari. Adapun tujuan pelatihan ini adalah sebagai berikut: Untuk memberi pemahaman tentang tanggung jawab, tugas departemen General Affair sehingga peserta dapat meningkatkan kinerjanya. Untuk memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam departemen General Affair, bisa menyelesaikan masalah – masalah tersebut. Peserta akan mempunyai kesiapan mental,  motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat sebagai supporting unit. Peserta akan memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional Peserta akan mempunyai skill untuk berhubungan dengan departemen lain, juga pihak external perusahaan. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan. Sasaran Pelatihan Dapat memahami tugas dan tanggung jawab personel General Affair dengan skala waktu pengerjaannya. Dapat mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk personel General Affair. Dapat memahami konsep time management. Dapat memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik. Dapat memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik. Dapat memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien. Dapat memahami penggunaan sistem penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor. Dapat menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit dalam ruang lingkup GA. Dapat menganalisis faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut. Target Peserta Mahasiswa tingkat akhir yang ingin berkarir sebagai HRGA maupun pengelolaan GA GA Officer, GA Staff, GA Group Leader, GA Supervisor, GA Coordinator, GA Section Head, GA Superintendent, dan GA Manager Personel General Affair (GA) Departemen Personel Human Resources & General Affair (HRGA) Departemen Manager Non GA yang berminat mempelajari General Affair Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai General Affair Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan General Affair Metode Pelatihan Presentasi Diskusi Konsultatif Sharing Pengalaman Studi Kasus Praktek Penyusunan KPI GA Keunggulan Metode Pelatihan Presentasi Penyampaian materi dilakukan melalui pendekatan Neuro Linguistic Programming agar efektif. Penyampaian diberikan dengan Experiential Method, sehingga benar benar merupakan hologram kondisi yang sesuai dengan lingkungan kerja di perusahaan. Penyampaian materi menggunakan akses Visual, Auditory, dan Kinestethic peserta baik secara multimedia maupun manual learning. Penyampaian materi disampaikan dengan fokus implementasi dan bukan wacana serta bukan sekedar insight belaka. Outline Materi Ruang Lingkup pekerjaan General Affair Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair Hal-hal yang menjadi tantangan di bagian General Affair Motivasi dan persiapan mental bagi personel di General Affair Bagaimana bagian GA dapat berkoordinasi dengan seluruh departemen dan mensosialisasikan kepada Internal & Eksternal Melaksanakan tugas rutin/insidentil serta perencanaan dan antisipasinya Masalah-masalah yang timbul di General Affair Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll Penyediaan dan pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK & Stationery) Penanganan & Perawatan Bangunan & Gedung/General Cleaner Pengelolaan Kendaraan Perusahaan/driver/Pool dan perparkiran Pelaksanaan kebersihan, & penanganan Kebersihan (Cleaning Service) gedung/kantor sirkulasi udara bersih, pencahayaan, set up & setting ruang kerja Penanganan Listrik, Gas & Air, Waste Water / Limbah, Event khusus seperti Gathering, lebaran, liburan, ulang tahun, momentum suka cita dan dua cita dll. Pengelolaan Kurir, Surat Kedinasan, Surat Perbankan, dll. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Security) Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing) Pengelolaan Kantin, Laundry & Mess Perusahaan Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, External Auditor, Demonstrasi / Unjuk Rasa) KPI untuk General Affair Operation Kepengurusan Tenaga Kerja Asing Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical) Berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll) Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan maupun saluran komunikasi (telepon, fax, Surat, dll) dan Receptionist serta keluar masuk Tamu Facilitator Sudibyo Aji Narendra Buwana, SE.,M.Si.,CPHRM Latar belakang pendidikan beliau adalah S1 Manajemen Sumber Daya Manusia dan S2 Administrasi Publik. Beliau mempunyai pengalaman lebih dari 12 tahun di industri pertambangan batu bara maupun pertambangan nickel pada bidang Manajemen Sumber Daya Manusia, General Affair, Corporate Social Responsibilty, Community Development, Kesehatan & Keselamatan Kerja. Selain itu juga pernah aktif mengajar sebagai dosen Manajemen Sumber Daya Manusia maupun Kesehatan & Keselamatan Kerja di Universitas Ma Chung, Malang serta sering memberikan pelatihan kepada mahasiswa di beberapa universitas/perguruan tinggi lainnya. Beliau kerap kali memberikan pelatihan inhouse dan public training di beberapa perusahaan. Beliau merupakan Asesor Kompetensi LSP IKI – BNSP dan juga merupakan Trainer dan Konsultan yang terdaftar sebagai Master Trainer yang bersertifikasi BNSP dengan No. Reg. ITM. 045 01030 2016.

Training General Affair (GA) Professional

Human Resource Training

Salah satu tujuan training General Affair (GA) Professional adalah agar para peserta memahami fungsi dan peran General Affairs di dalam organisasi, dapat memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas GA dan mampu menganalisa kinerja General Affairs Memahami Key Performance Indicator GA Officer. Deskripsi General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, General Affair melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang General Affair sungguh sangat kompleks karenanya biasa disebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang General Affair dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Divisi General Affair merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM. Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), General Affair juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal). Sasaran Pelatihan Memahami fungsi dan peran General Affairs di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi Memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas General Affair Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan Mengerti cara menetapkan kompetensi standar yang dibutuhkan bagi para professional General Affairs Memahami Key Performance Indicator GA Officer Memahami metode Coaching & Conseling Implementation Memahami konsep Time management Memahami Komunikasi yang efektif di tempat kerja Mampu melakukan negosisiasi dengan baik Memahami konsep Disain lay out Office room Memahami konsep Audit Internal Mampu melakukan Continuous Improvement di tempat kerja Target Peserta Bagian General Affair Industrial Relation Manager atau Officer dan Staff Manager Non HR yang berminat mempelajari GA & IR Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenai Industrial Relation Management Karyawan lain yang berkaitan dengan dan /atau yang mengelola SDM (misal: General Affairs; Industrial Relation; Humas; dlsb) Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan SDM General Affairs yang ingin meningkatkan kualitas kinerjanya Outline Materi DAY 1 Peran dan fungsi General Affair Dimensi Mutu GA & Konsep Audit internal Struktur organisasi dan Skill Kompetensi General Affairs Penyusunan Key Performance Indicator General Affair Coaching & Conseling KPI General Affairs DAY 2 Komunikasi efektif di tempat kerja Menciptakan Tempat Kerja Excellence  ( 5S ) Time management Implementation General Affairs Continuous Improvement General Affairs Negotiation skill Fundamentals Facilitator Surachman. ST.,MT Surachman. ST.,MT Adalah Profesional konsultan yang telah memiliki pengalaman sebagai praktisi industri lebih dari 22 tahun. Serta lebih dari 7 tahun sebagai konsultan manajemen, yang telah membantu banyak perusahaan Nasional dan Multinasional dalam program peningkatan daya saing perusahaan. Diharapkan dengan wawasan dan pengalaman yang luas dari para instruktur akan memberikan wawasan, inspirasi dan kompetensi baru bagi para peserta training sehingga nantinya dapat diterapkan diperusahaan tempatnya bekerja. Surachman memiliki latar belakang Sarjana Teknik Mesin, dan Magister Teknik Industri, Sebagai lulusan AOTS Association for Overseas Technical Scholarship Japan. Yokohama Kenshu center pada bidang Quality Improvement Berpengalaman pada dunia industri manufaktur, Jabatan terakhir adalah Dept Manager Quality Management dan Management Refresentative pada sebuah perusahaan multinasional, Berpengalaman dalam proses pengembangan, Managerial Skill, TPM Quality Management System ISO 9001:2000, ISO TS 16949, Environment Management System 14000:2004, Business & Organization Excellence, Performance Management (Key Performance Indicator), Supplier Development, 5S, Quality innovation, dan Total Quality Management System.

General Affairs Officer Program

Human Resource Training

General Affairs Officer Program salah satu tujuannya memahami apa peran, tugas dan tanggung jawab GA Officer pada umumnya. Deskripsi Peran General Affairs Officer Program di Perusahaan sangat penting dan vital, karena memberikan service / layanan ke organisasi dalam kaitannya dengan kewajiban organisasi dengan pihak regulator, serta urusan internal organisasi yang bukan merupakan tugas fungsional, tetapi diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas fungsional. Tidak jarang terjadi apabila ada permasalahan / ketidak lancaran dalam pelaksanaan tugas-tugas fungsional, ataupun keterlambatan dalam penyelesaian kewajiban organisasi yang berkaitan dengan regulator, GA Officer  akan dianggap tidak menampilkan kinerja yang maksimal. Pada pelatihan ini peserta akan diajak untuk mendalami tugas dan tanggung jawab GA Officer, serta menetapkan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerjanya serta menetapkan kompetensi yang sangat diperlukan bagi seorang GA Officer. Sasaran Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan GA Officer peserta diharapkan akan memahami apa peran, tugas dan tanggung jawab GA Officer pada umumnya, serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Outline Materi Peran General Affairs di Organisasi Ruang lingkup kegiatan General Affairs Tugas dan tanggung jawab GA Officer Hubungan Internal dan eksternal GA Officer Menetapkan faktor keberhasilan bagi GA Officer Menetapkan kompetensi yang disyaratkan bagi GA Officer Meningkatkan kinerja dan citra General Affairs Peserta Junior General Officer General Officer yang ingin meningkatkan kwalitas kinerjanya Metode Pelatihan Interaktif dimana peserta dengan bimbingan instruktur membahas hal-hal yang bersifat praktis yang berhubungan dengan aspek aspek penyusunan SOP. Facilitator Sih Hartono, SE., MM. Telah memiliki pengalaman sebagai profesional HR di  beberapa industri selama lebih dari 11 tahun.  Beberapa Skills dan expertise beliau diantaranya : HR Management, Personel dan GA, HR Budgeting, Designing Job Grading, Salary Structure dan Industrial Relation. Dengan pengalaman dan expertise yang ia miliki dibuktikan dengan pengalamannya sebagai trainer dan HR consultant untuk berbagai perusahaan seperti : ASTRA Training Center, Mulia Industrindo Tbk, Lembaga Pengembangan Tenaga Kerja dan industri lainnya.

General Affairs Management Development Program

Human Resource Training

Training General Affairs Management Development Program adalah training yang mempelajari mengenai fungsi dan peran GA  di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi, mengenai fungsi dan peran GA dilihat dari sisi proses dan sistem, bagaimana memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari GA dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain, bagaimana mencari penyebab masalah yang sering timbul, dan hal – hal lainnya terkait GA. Deskripsi Fungsi General Affairs ( GA ) di Organisasi merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas tugas yang kompleks karena memberikan layanan baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lain. Namun dibanyak perusahaan fungsi GA sering dianggap remeh dan kurang dihargai, kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Apa yang harus dilakukan oleh GA sebagai fungsi dengan peran sebagai supporting function? Dalam pelatihan dua hari ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari GA dalam mendukung sasaran dan strategi organisasi. Apa yang harus dilakukan agar fungsi GA lebih diakui perannya dalam mendukung sasaran organisasi? Sasaran Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan : Memahami fungsi dan peran  manajerial GA di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi yang telah ditetapkan. Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi ( service excellence ) dari GA. Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs. Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional  General Affairs Outline Materi Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi Fungsi dan peran General Affairs dilihat dari sisi proses dan sistem Memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain. Mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam Penanganan kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan masalah perijinan Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan Penanganan Fasilitas dan Jaminan Sosial Pengelolaan fasiitas perusahaan Menetapkan area manajerial internal GA yang masih perlu ditingkatkan Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional GA Peserta Profesional General Affairs Facilitator Sih Hartono, SE., MM. Telah memiliki pengalaman sebagai profesional HR di  beberapa industri selama lebih dari 11 tahun.  Beberapa Skills dan expertise beliau diantaranya : HR Management, Personel dan GA, HR Budgeting, Designing Job Grading, Salary Structure dan Industrial Relation. Dengan pengalaman dan expertise yang ia miliki dibuktikan dengan pengalamannya sebagai trainer dan HR consultant untuk berbagai perusahaan seperti : ASTRA Training Center, Mulia Industrindo Tbk, Lembaga Pengembangan Tenaga Kerja dan industri lainnya.