“Tidak ada yang namanya terlalu banyak dalam perencanaan”. Jika anda seorang manajer proyek dengan sedikit atau tanpa pengalaman di bidang HR dan HR Technology, maka ketika anda ditugaskan untuk mengimplementasikan HRIS pada organisasi baru, buatlah rencana dan langkah secara bijak.
Ketika anda pertama kali memutuskan untuk menerapkan HRIS, anda mungkin memiliki banyak tujuan dan anda ingin memastikan proyek anda memenuhi semua tujuan tersebut. Ingatlah ini saat anda merencanakan proyek anda, jika tujuan utama adalah untuk meningkatkan efisiensi, seperti kebanyakan bisnis lain menurut penelitian SDM baru baru ini, maka tujuan ini harus diperhitungkan dalam setiap tahap perencanaan anda.
Proses Implementasi HRIS juga dapat dibagi menjadi beberapa tahap tetapi demi kesederhanaan (dalam artikel ini) katakanlah ada sembilan dan lihat dengan seksama dimana fokus anda dan berada di tahap yang mana:
1. Merencanakan perencanaan HRIS anda
Melibatkan stakeholders adalah suatu keharusan dalam hal perencanaan, dan terutama jika anda mengelola proyek tanpa adanya pengetahuan SDM yang mendalam. Jadi, siapa yang harus diajak bicara? Bagian C-suite memiliki tanggung jawab secara keseluruhan dan mencari investasi yang jelas serta fungsionalitas SDM yang strategis, seperti laporan dan analitik produktif. Tim SDM sangat penting untuk membantu memahami apa yang seharusnya dapat dilakukan oleh sistem yang berhasil di implementasikan. Dan pengguna (manajer dan karyawan) adalah kelompok stakeholders terbesar anda, minat dan perhatian mereka mungkin berbeda tergantung pada peran, tanggung jawab, dan spesialisasinya.
Jangkau kelompok-kelompok ini, pertimbangkan masukan mereka, dan dengarkan masalah dan kekhawatiran mereka karena ini adalah faktor-faktor yang akan berdampak pada komitmen, oleh karena itu lihatlah kemungkinan keberhasilan proyeknya. Anda juga harus mempertimbangkan berbagai kepentingan stakeholders saat menyusun tim proyek.
2. Perubahan manajemen Implementasi HRIS
Orang-orang merespon perubahan dengan cara yang dapat di prediksi secara luas, biasanya beberapa variasi pada:
- Denial – tidak akan pernah terjadi
- Resistance – tidak dapat memaksa untuk menggunakan
- Exploration – apa yang bisa dilakukan? Bagaimana cara melakukannya?
- Acceptance – inilah yang di gunakan.
Ketika memahami berbagai kekhawatiran dan masalah dari stakeholders, anda dapat mengidentifikasi ‘pemicu’ penolakannya. Penolakan kelompok yang harus anda tangani dan coba rumuskan strategi komunikasi dan keterlibatannya.
Dasarnya adalah untuk membahas mengapa Implementasi HRIS diperlukan, apa manfaatnya (yaitu mengapa mereka menginginkan teknologi SDM baru ini), apa yang perlu mereka ketahui dalam menggunakan HRIS, keterampilan apa yang mereka butuhkan untuk menggunakannya, dan bagaimana bisa anda menghargai dan memperkuat penggunaan pada sistem baru.
3. Menyewa konsultan
Melibatkan konsultan, Impelementasi HRIS dapat menjadi langkah bijak dalam proyek implementasi apapun, tetapi jika anda sebagai manajer proyek, tidak memiliki latar belakang SDM, pendekatan ini penting karena keahlian ini sangat penting. Meskipun demikian, jika anda adalah master pada bidang SDM, kemungkinan anda belum pernah mengelola banyak Implementasi HRIS di masa lampau (kebanyakan organisasi hanya mengubah atau meningkatkan secara signifikan setiap 5-7 tahun).
Konsultan HRIS dapat dipekerjakan oleh vendor HRIS pilihan anda, ditawarkan sebagai tambahan untuk paket dasar. Mereka mungkin memiliki paket secara independen dengan pengalaman lebih banyak dalam Implementasi HRIS dan mungkin disertifikasi sebagai ‘mitra’ dari beberapa vendor besar, dalam memverifikasi keahlian mereka.
Memilih konsultan termasuk juga dalam training rekrutmen, dan kuncinya adalah pada bagian dimana dari proses Implementasi HRIS yang anda perlukan bantuannya yaitu:
Meninjau dan mengoptimalkan proses, pembersihan dan migrasi data, pengujian sistem, penyesuaian, integrasi dengan sistem lain. Selalu ingat – seperti halnya proses perekrutan- untuk memeriksa referensi konsultan pilihan anda sebelum anda menandatangani kontrak.
4. Migrasi data
Data adalah dasar dari setiap Implementasi HRIS dan penting bahwa fondasi anda harus kuat. Seiring waktu, antara kesalahan input yang berulang, data karyawan anda dapat menjadi tidak akurat. Perubahan sistem yaitu kesempatan sempurna untuk ‘membersihkan’, memverifikasi yang asli, dan menghapus data yang salah.
Sebagai manajer proyek, kecuali anda memiliki keahlian TI tertentu, anda perlu mendelegasikan, dan memantau hasilnya.
Salah satu cara untuk memastikan data seakurat mungkin adalah dengan meminta pengguna secara pribadi, memeriksa informasi merek sendiri sebagai bagian dari upaya keterlibatan stakeholders anda. Lagipula, ini pemeriksaan dari seluruh tenaga kerja (lima menit per orang memiliki dampak yang lebih kecil daripada satu orang yang menghabiskan hari atau lebih lama untuk tugas tersebut)
Dan memastikan bahwa setiap item data dinilai oleh orang yang tepat. Validitasnya, pilihan termasuk menggabungkan proses pemeriksaan dalam training untuk menguji fungsionalitas layanan mandiri karyawan dalam sistem, meminta pengguna untuk memeriksa dan memperbarui catatan personel mereka sendiri.
5. Pengujian sistem
Tidak peduli seberapa baik pengaturan Implementasi HRIS yang baru, tidak peduli seberapa bersih dan akurat data yang di kandungnya, anda tidak hanya bisa menekan tombol ON dan melakukan live streaming. Untuk karyawan, kesalahan atau masalah dengan data personel mereka tidak pernah sepele sehingga penting untuk menghilangkan masalah yang dapat diperkirakan dan disitulah sistem dapat masuk.
Sebagai bagian dari perencanaan anda, sertakan serangkaian pengujian paralel untuk membandingkan kinerja sistem baru dengan yang lama. Pertimbangkan bidang-bidang seperti konfigurasi dan pengaturan sistem, integrasi dengan sistem, proses dan prosedur bisnis lain, dan khususnya penggajian (karena semua orang mengeluh tentang kesalahan penggajian).
Dan ingat, dalam hal menilai kinerja yang dapat diterima dalam Implementasi HRIS baru anda, anda membandingkan dengan sistem sebelumnya atau bagaimana caranya melakukan sesuatu, dan pengembalian tujuan yang anda harapkan akan dicapai oleh sistem baru.
6. User training
Pengenalan sistem TI baru, pada dasarnya, merupakan proses deskiling: tugas yang dulu biasa, sering dilakukan dengan sedikit pemikiran dan pertimbangan, sekarang harus dipelajari kembali- kompetensi pengguna anda telah diubah menjadi ketidakmampuan secara sadar.
Jadi training pengguna… proses dasar (dan sekali lagi, layak di delegasikan jika anda bukan ahli dalam pembelajaran dan pengembangan ) yang harus melibatkan:
- Menganalisis kebutuhan- apa yang perlu di ketahui dan dapat dilakukan oleh berbagai kelompok stakeholders dengan sistem baru?
- Pelatihan desain- Menyusun materi dan konten untuk menjawab berbagai kebutuhan yang teridentifikasi; ini mungkin tersedia dalam format yang berbeda (misalnya kursus secara tatap muka, online atau e-learning lainnya, bimbingan dan petunjuk dengan tepat dll). Agar sesuai dengan kebutuhan atau preferensi pembelajaran yang berbeda.
- Pengiriman- menjalankan kursus, melatih pengguna utama, apapun yang anda putuskan sesuai dengan kebutuhan.
- Evaluasi- memeriksa tidak hanya kekuatan dan validitas pilihan pelatihan yang dipilih, tetapi juga dampak yang muncul di tempat kerja (yaitu mereka yang menghadiri kursus, tetapi dapatkah mereka menggunakan HRIS dalam praktiknya ?).
Kebetulan, pelatihan pengguna juga merupakan bagian utama dari upaya keterlibatan stakeholders anda. Menyampaikan pelatihan yang mereka butuhkan menunjukan bahwa anda telah mendengarkan mereka, memahami mereka, dan mendukung mereka melalui perubahan dalam tempat kerja ini- semua pesan yang bagus dapat dikirim.
7. Go- live
Go-live HRIS yang lancar adalah tanda dari proyek implementasi yang berjalan dengan baik dan anda harus mempertimbangkan dukungan apa yang tersedia untuk ‘D-day’. Ingatlah bahwa kesan pertama, dan ini adalah kesan pertama yang akan dimiliki pengguna tentang Implementasi HRIS sebagai alat yang berguna (atau sebaliknya).
Pertama, waktu itu penting. Di awal mungkin tampak menarik dan pasti akan membuat bos terkesan, tetapi mengaktifkannya sebelum sistem siap sepenuhnya, atau karyawan siap menggunakannya adalah kontraproduktif dan setidaknya akan menyebabkan semacam masalah pada PR. Selain mempertimbangkan waktu terbaik untuk pengguna anda, ada kemungkinan acara atau rencana lain yang dapat memengaruhi tanggal tayang. Misalnya, kampanye rekrutmen besar yang telah anda rencanakan untuk musim semi
Apakah sistem baru sudah siap untuk itu atau yang terbaik adalah tetap menggunakan pengaturan lama (yang setidaknya memiliki manfaat) dan ditayangkan setelahnya?
Kapanpun itu, pada hari yang sebenarnya, buatlah rencana untuk menyediakan berbagai dukungan, seperti proses panduan, pemberitahuan otomatis dan pengingat untuk meminta tugas utama, pengguna super (yaitu pakar yang dapat membantu rekan mereka) dan tentu saja dukungan teknis TI (vendor mungkin?).
8. Posting tantangan go-live
Jika anda pikir semuanya sudah berakhir setelah go-live maka saya minta maaf mengecewakan anda! hubungi orang-orang teknis anda dan stakeholders untuk mendapatkan gambaran sebenarnya tentang cara kerjanya, dan masalah praktis atau bug yang muncul. Memikirkan tentang :
- Apakah Implementasi HRIS baru berfungsi seperti yang diharapkan?.
- Jika terjadi kesalahan, apakah masih dalam batas yang diharapkan? Dan, apakah mereka bisa di selesaikan?
- Bagaimana integritas data bisa menumpuk?
- Apakah sistem bekerja dengan database dan sistem terintegrasi lainnya seperti yang direncanakan?
- Apa ‘keberhasilan’ dapat muncul? (dan bisakah anda mengumumkannya sehingga anda memiliki beberapa berita positif yang dapat dibagikan ?)
- Apakah ada kesenjangan training baru yang menjadi jelas?
9. Mengukur keberhasilan proyek
Waktu untuk meninjau dan merenungkan. Bagaimana kamu melakukannya? Setelah Implementasi HRIS berjalan, setiap hal awal telah dilakukan, anda perlu melakukan tinjauan pasca-implementasi terhadap manfaat yang diantisipasi (dan mudah -mudahan dapat diukur) yang di identifikasi dalam kasus bisnis dan tujuan strategis anda. Berharap Implementasi HRIS akan membantu anda mencapainya.
Secara umum, anda bertanya:
- Apakah ada poin pembelajaran untuk dimasa mendatang, proyek serupa?
- Apakah ada jebakan atau penundaan yang tidak terduga yang dapat terjadi? Bagaimana mereka dapat mengurangi hal tesebut? Bisakah mereka ditangani dengan lebih efektif?
- Apakah dapat berjalan dengan baik? Bagaimana anda bisa mengulangi faktor-faktor keberhasilan ini dalam proyek-proyek dimasa mendatang?
- Terkahir, anda perlu mencari tahu apakah organisasi menerima pengembalian investasi dan tinjauan pasca go-live semacam ini adalah upaya (benchmark) pertama anda untuk menilai bagaimana sistem baru memberikan manfaat strategis yang direncanakan.