Tidak ada yang berencana untuk gagal tetapi entah bagaimana itu masih terjadi. Sebagai contoh, laporan tahun 2015 dari Standish Group menemukan bahwa lebih dari 70% implementasi proyek IT berakhir dengan gagal. Jika anda menghadapi prospek implementasi HRIS, itu adalah angka yang mengkhawatirkan.
Apa yang dimaksud dengan “kegagalan”? secara garis besar, kegagalan implementasi HRIS termasuk dalam salah satu dari dua kategori:
Pengguna tidak menggunakan sistem, atau sistem tidak sesuai dengan tujuan.
Itu berarti HRIS anda adalah investasi buruk yang butuh diperbaiki. Tetapi sebelum anda merencanakan strategi perbaikan tersebut, anda perlu mengetahui mengapa proyek tersebut gagal.
Berikut adalah enam alasan yang dapat menggagalkan implementasi HRIS.
1. Kegagalan merencanakan proyek secara mandiri
Sebagai manajer proyek, perencanaan adalah kunci keberhasilan. Ini juga sering menyulitkan, terlibat dengan berbagai pihak yang berkepentingan, mengumpulkan (dan menyesuaikan) kebutuhan pengguna yang berbeda, meneliti sistem dan vendor, mengelola tim proyek, strategi komunikasi yang menginformasikan dan ‘menjual’ sistem dan manfaatnya, mengubah manajemen, memulihkan dan migrasi data, tata kelola proyek dan menjaga agar sponsor tingkat-C tetap ada, penganggaran, pelatihan, go-live, dukungan pasca go-live, tugas dan ketergantungannya harus dipetakan, tanggung jawab di alokasikan dan dipantau semuanya dalam satu skala waktu yang terlalu singkat.
2. Pengumpulan persyaratan yang tidak jelas dalam Implementasi HRIS
Persyaratan pengguna bervariasi, langkah pertama adalah mengidentifikasi stakeholders anda. Peran dan tanggung jawab yang berbeda tentu akan memiliki ekspektasi yang berbeda dari HRIS yang masuk, kegagalan dalam ekspektasi ini adalah cara untuk mencegah proyek anda yang ditinggalkan dengan sistem yang kurang dimanfaatkan dan terlalu di kritik.
Sebagai permulaan, kemungkinan kelompok stakeholders anda meliputi:
- Eksekutif C-suite yang mencari dampak strategis.
- Fungsi spesialis (seperti keuangan dan akuntansi & pengadaan) berkaitan dengan bagaimana sistem akan atau tidak akan memengaruhi peran mereka.
- SDM, jelas
- Karyawan secara keseluruhan setidaknya memiliki informasi pribadi mereka yang tersimpan di sistem, meskipun kurang lebih data sistem akan berjumlah sesuai dengan berapa lama karir mereka di perusahaan.
Kegagalan untuk berkonsultasi dengan group-group ini dan kemudian menjaga komunikasi dan dialog (bahkan jika hanya pembaruan proyek regular) membuat mereka terlepas dari proses pembelian ataupun penerapan implementasi HRIS baru. Kemungkinan hasilnya buruk karena orang tidak akan melihat sistem sebagai tambahan nilai apapun untuk kehidupan kerja mereka.
3. Memilih sistem yang salah dalam Implementasi HRIS
Hal ini kemungkinan merupakan hasil dari kegagalan yang terlibat dengan stakeholders dan persyaratan dari mereka. Meskipun sistem masih dapat dijaga pada persyaratannya, membuat anda memiliki sistem yang tidak sesuai pada tujuan. Hal yang sama dapat terjadi karena kegagalan dapat di cocokan sistem dengan kriteria pilihan anda, mungkin demo vendor cukup mengesankan untuk menyembunyikan kekurangan.
Mungkin prioritas perusahaan berubah secara tak terduga. Yang tersisa hanyalah kembali ke kontrak dan vendor lalu mencari peluang untuk menyesuaikan, mengubah, atau menukar sistem yang dibeli (dengan asumsi kontrak tidak dapat dibatalkan).
Bahkan, anda mungkin tidak membutuhkan HRIS baru sama sekali. Mungkin sistem sebelumnya dapat ditingkatkan dengan gangguan yang lebih sedikit dan biaya yang lebih rendah.
4. Manajemen anggaran yang buruk
Uang, uang, uang. Tidak diragukan lagi bahwa menerapkan anggaran berlebih, HRIS anda akan mengalami kegagalan proyek. Baik itu biaya tak terduga (lihat “merencanakan kegagalan” diatas), perubahan yang diarahkan secara eksternal dalam lingkup atau jadwal proyek, atau kebutuhan yang meningkat untuk konsultasi eksternal, sangat mudah untuk menghabiskan anggaran.
Dalam hal ini tidak mengeluarkan uang terlalu banyak, pastikan hanya untuk membeli fitur dan fungsionalitas sistem yang anda rencanakan yang pasti akan digunakan, jangan membeli fitur yang sudah anda miliki dirumah, dan jangan dengarkan pembicaraan penjualan vendor, alih-alih mengurai apa yang sebenarnya mereka katakan tentang sistem dan layanan mereka.
5. Data “kotor” pada Implementasi HRIS
Atau dengan kata lain, tidak mengambil kesempatan untuk membersihkan data HR anda sebelum mentransfernya ke HRIS baru. Tanyakan pada diri anda sendiri sejauh mana anda dapat menjamin keakuratan data yang di simpan di sistem lama anda. Dan kemudian tanya pada diri anda betapa santainya orang-orang anda- apakah mereka keberatan jika anda membuat kesalahan pada dokumen mereka, slip gaji mereka?
Implementasi adalah kesempatan untuk memeriksa, membersihkan dan memperbarui data SDM anda, sehingga memberi sistem baru peluang terbaik untuk mengesankan penggunanya. Strategi umum adalah memasukan latihan pembersihan data dalam strategi komunikasi anda, meminta setiap pengguna untuk meninjau dan memperbarui data pribadi mereka sendiri.
Kemudian pengujian paralel yang ketat dari sistem baru dan lama secara berdampingan akan memberi anda gambaran apakah HRIS baru kemungkinan akan memberikan peningkatan yang anda harapkan.
6. Kurangnya pelatihan staff untuk Implementasi HRIS
Factor kunci sukses lainnya dalam implementasi HRIS, terutama untuk pengguna adalah program pelatihan anda. Seringkali tingkat penggunaan yang rendah disebabkan oleh orang-orang yang tidak menyadari bahwa fitur-fitur baru telah tersedia. Atau tidak mengetahui cara menggunakannya; sebagai alternatif, mereka mungkin hanya berpegang teguh pada cara lama melakukan transaksi SDM, yang semuanya berpotensi menjadi masalah pada training.
Yang mengatakan masalahnya mungkin bukan kurangnya pelatihan, tetapi pelatihan yang salah. Meskipun menggoda (setidaknya dalam hal anggaran dan kesederhanaan) untuk semua orang dalam paket pelatihan yang sama, ada baiknya melakukan beberapa TNA yang terkait dengan peran dan tanggung jawab sebagai bagian dari keterlibatan stakeholders dan pengumpulan persyaratan anda. Mungkin anda menawarkan paket pelatihan yang berbeda untuk setiap kelompok stakeholders utama, yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka.
Demikian pula, konten training mungkin baik-baik saja tetapi metode penyampaiannya tidak terlalu banyak. Relatif ramah anggaran meskipun e-learning mungkin, beberapa pengguna (bergantung pada peran dan/atau pengalaman dan keterampilan) memerlukan pendekatan tatap muka yang lebih (atau modul online berukuran kecil atau pengunaan manual dll). Untuk memahami secara lebih komprehensif bagaimana memanfaatkan HRIS baru anda.
Kegagalan proyek terlalu umum di kalangan IT dan impelementasi HRIS tidak terkecuali. Kuncinya adalah tentu saja, untuk mempertimbangkan factor-faktor diatas sebelum anda sampai pada titik gagal, untuk menggunakan semua pengetahuan dan pengalaman yang tersedia dalam menjalankan proyek yang menangani masalahnya, melibatkan stakeholders, dan menghasilkan implementasi HRIS yang tidak hanya fungsional namun juga perbaikan yang dapat digunakan.